B4B-Leser fragt:
Wie decke ich ineffiziente Prozesse in meinem Unternehmen auf?
Dr. Matthias Walter, Senior Manager der Unternehmensberatung Blue Advisory GmbH und Experte für Prozessoptimierung, antwortet:
Allgemein spricht man von einem ineffizienten Prozess, wenn das Verhältnis zwischen Input und Output zu einem negativen Ergebnis führt, das heißt, wenn ich mehr Aufwand als Ertrag habe. Die Gründe hierfür liegen oftmals auf der Aufwandsseite und sind vielfältig. Sie reichen von unklaren Zuständigkeiten im Prozessablauf, überflüssigen Arbeitsschritten, vielen Medienbrüchen, mangelnder Digitalisierung, Informationsstau zwischen Abteilungen bis hin zur ungenauen Terminierung einzelner Prozessschritte – zum Beispiel in der Produktion. Die genaue Ursache für einen ineffizienten Prozess bestimmt eine Prozessanalyse.
Prozessanalyse: Diese Schritte gibt es zu beachten
Im Kern können Sie eine Prozessanalyse auf zwei grundsätzlich unterschiedlichen Wegen angehen: Auf dem „bewährten“ Weg oder auf dem „digitalen“ Weg.
Ineffiziente Prozesse auf dem „bewährten“ Weg identifizieren
Auf dem bewährten Weg verfolgen Sie das Ziel, Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für Soll- und Ist-Abweichungen in den einzelnen (Teil-)Prozessen festzustellen. Im Ergebnis soll die Qualität der Prozesse erhöht, Fehler vermieden, Ressourcen eingespart und letztlich Kosten verringert werden. Gegenstand der Untersuchung können neben Geschäftsprozessen, Produktions- oder Vertriebsprozessen auch Kommunikations-, Entscheidungs- oder Führungsprozesse sein.
Ineffiziente Prozesse mit digitalen Tools finden
Der digitale Weg, um ineffiziente Prozesse aufzudecken, bedient sich der Möglichkeiten der digitalen Transformation. Immer mehr Unternehmensdaten werden digital abgebildet. Prozesse hinterlassen digitale Fußspuren in den Systemen und Datenbanken. Diese können mithilfe Process Mining ausgelesen, visualisiert und analysiert werden – und das bis auf die Ebene einer einzelnen Prozessiteration hinunter. Der Geschäftsprozess wird dadurch völlig objektiv als datenbasiertes Echtzeitbild dargestellt. Fach- und Führungskräfte können dadurch schneller ineffiziente Prozesse identifizieren, Schwachstellen aufdecken und kritische Prozessmuster erkennen. Allerdings benötigt auch eine solche Methodik neben den technischen Voraussetzungen, wie eine durchgängige Datenverfügbarkeit entlang der Prozesskette fachliches und prozessuales Know-how.
Tipps: So bleiben Sie ineffizienten Prozessen auf der Spur
Sie haben Rückfragen an unseren Experten für Prozessoptimierung, Dr. Matthias Walter, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.
B4B-Leser fragt:
Wie decke ich ineffiziente Prozesse in meinem Unternehmen auf?
Dr. Matthias Walter, Senior Manager der Unternehmensberatung Blue Advisory GmbH und Experte für Prozessoptimierung, antwortet:
Allgemein spricht man von einem ineffizienten Prozess, wenn das Verhältnis zwischen Input und Output zu einem negativen Ergebnis führt, das heißt, wenn ich mehr Aufwand als Ertrag habe. Die Gründe hierfür liegen oftmals auf der Aufwandsseite und sind vielfältig. Sie reichen von unklaren Zuständigkeiten im Prozessablauf, überflüssigen Arbeitsschritten, vielen Medienbrüchen, mangelnder Digitalisierung, Informationsstau zwischen Abteilungen bis hin zur ungenauen Terminierung einzelner Prozessschritte – zum Beispiel in der Produktion. Die genaue Ursache für einen ineffizienten Prozess bestimmt eine Prozessanalyse.
Prozessanalyse: Diese Schritte gibt es zu beachten
Im Kern können Sie eine Prozessanalyse auf zwei grundsätzlich unterschiedlichen Wegen angehen: Auf dem „bewährten“ Weg oder auf dem „digitalen“ Weg.
Ineffiziente Prozesse auf dem „bewährten“ Weg identifizieren
Auf dem bewährten Weg verfolgen Sie das Ziel, Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für Soll- und Ist-Abweichungen in den einzelnen (Teil-)Prozessen festzustellen. Im Ergebnis soll die Qualität der Prozesse erhöht, Fehler vermieden, Ressourcen eingespart und letztlich Kosten verringert werden. Gegenstand der Untersuchung können neben Geschäftsprozessen, Produktions- oder Vertriebsprozessen auch Kommunikations-, Entscheidungs- oder Führungsprozesse sein.
Ineffiziente Prozesse mit digitalen Tools finden
Der digitale Weg, um ineffiziente Prozesse aufzudecken, bedient sich der Möglichkeiten der digitalen Transformation. Immer mehr Unternehmensdaten werden digital abgebildet. Prozesse hinterlassen digitale Fußspuren in den Systemen und Datenbanken. Diese können mithilfe Process Mining ausgelesen, visualisiert und analysiert werden – und das bis auf die Ebene einer einzelnen Prozessiteration hinunter. Der Geschäftsprozess wird dadurch völlig objektiv als datenbasiertes Echtzeitbild dargestellt. Fach- und Führungskräfte können dadurch schneller ineffiziente Prozesse identifizieren, Schwachstellen aufdecken und kritische Prozessmuster erkennen. Allerdings benötigt auch eine solche Methodik neben den technischen Voraussetzungen, wie eine durchgängige Datenverfügbarkeit entlang der Prozesskette fachliches und prozessuales Know-how.
Tipps: So bleiben Sie ineffizienten Prozessen auf der Spur
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