Dr. Matthias Walter, Blue Advisory GmbH

Wie kann ich ineffiziente Prozesse in meinem Unternehmen finden?

Die wirtschaftlichen Einbußen durch Corona erhöhen den Druck für Unternehmen nach Optimierungen zu suchen. Viele haben jedoch wenig oder keine Erfahrung wie man da am besten vorgeht. An erster Stelle steht die Frage: Wie finde ich ineffiziente Prozesse?

B4B-Leser fragt:

Wie decke ich ineffiziente Prozesse in meinem Unternehmen auf?

Dr. Matthias Walter, Senior Manager der Unternehmensberatung Blue Advisory GmbH und Experte für Prozessoptimierung, antwortet:

Allgemein spricht man von einem ineffizienten Prozess, wenn das Verhältnis zwischen Input und Output zu einem negativen Ergebnis führt, das heißt, wenn ich mehr Aufwand als Ertrag habe. Die Gründe hierfür liegen oftmals auf der Aufwandsseite und sind vielfältig. Sie reichen von unklaren Zuständigkeiten im Prozessablauf, überflüssigen Arbeitsschritten, vielen Medienbrüchen, mangelnder Digitalisierung, Informationsstau zwischen Abteilungen bis hin zur ungenauen Terminierung einzelner Prozessschritte – zum Beispiel in der Produktion. Die genaue Ursache für einen ineffizienten Prozess bestimmt eine Prozessanalyse.

Prozessanalyse: Diese Schritte gibt es zu beachten

Im Kern können Sie eine Prozessanalyse auf zwei grundsätzlich unterschiedlichen Wegen angehen: Auf dem „bewährten“ Weg oder auf dem „digitalen“ Weg.

Ineffiziente Prozesse auf dem „bewährten“ Weg identifizieren

Auf dem bewährten Weg verfolgen Sie das Ziel, Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für Soll- und Ist-Abweichungen in den einzelnen (Teil-)Prozessen festzustellen. Im Ergebnis soll die Qualität der Prozesse erhöht, Fehler vermieden, Ressourcen eingespart und letztlich Kosten verringert werden. Gegenstand der Untersuchung können neben Geschäftsprozessen, Produktions- oder Vertriebsprozessen auch Kommunikations-, Entscheidungs- oder Führungsprozesse sein.

Ineffiziente Prozesse mit digitalen Tools finden

Der digitale Weg, um ineffiziente Prozesse aufzudecken, bedient sich der Möglichkeiten der digitalen Transformation. Immer mehr Unternehmensdaten werden digital abgebildet. Prozesse hinterlassen digitale Fußspuren in den Systemen und Datenbanken. Diese können mithilfe Process Mining ausgelesen, visualisiert und analysiert werden – und das bis auf die Ebene einer einzelnen Prozessiteration hinunter. Der Geschäftsprozess wird dadurch völlig objektiv als datenbasiertes Echtzeitbild dargestellt. Fach- und Führungskräfte können dadurch schneller ineffiziente Prozesse identifizieren, Schwachstellen aufdecken und kritische Prozessmuster erkennen. Allerdings benötigt auch eine solche Methodik neben den technischen Voraussetzungen, wie eine durchgängige Datenverfügbarkeit entlang der Prozesskette fachliches und prozessuales Know-how.

Tipps: So bleiben Sie ineffizienten Prozessen auf der Spur

  • Im Hinblick auf die sich ständig ändernde Unternehmensumwelt (Kundeninteressen, Politik, Märkte und Ähnliches), ist die Prozessanalyse kein einmaliger Vorgang, sondern eine kontinuierliche Aufgabe der Unternehmens- und Organisationsentwicklung. Ich empfehle deshalb, die Prozesse in festgelegten Zyklen immer wieder zu hinterfragen und über unterschiedliche Methodiken, wie beispielsweise klassische und digitale Tools, zu prüfen.
  • Nachdem es unmöglich ist, alle Prozesse ständig zu analysieren, rate ich Unternehmen dort anzusetzen, wo die größten Verbesserungspotenziale möglich sind.
  • Tipp: Die größten Verbesserungspotenziale finden sich häufig dort, wo sich das Papier „stapelt“, Prozesse zu lange dauern oder die Qualität des Outputs teilweise nicht dem gewünschten Maße entspricht. Hier lohnt es sich, einen näheren Blick zu riskieren.
  • Wägen Sie ab, ob für Sie der bewährte oder der digitale Weg der Prozessanalyse der Richtige ist. Beide haben ihre Vor- und Nachteile – gerne beraten wir Sie hierzu.

Sie haben Rückfragen an unseren Experten für Prozessoptimierung, Dr. Matthias Walter, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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Dr. Matthias Walter, Blue Advisory GmbH

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Dr. Matthias Walter, Senior Manager der Unternehmensberatung Blue Advisory GmbH und Experte für Prozessoptimierung, antwortet:

Allgemein spricht man von einem ineffizienten Prozess, wenn das Verhältnis zwischen Input und Output zu einem negativen Ergebnis führt, das heißt, wenn ich mehr Aufwand als Ertrag habe. Die Gründe hierfür liegen oftmals auf der Aufwandsseite und sind vielfältig. Sie reichen von unklaren Zuständigkeiten im Prozessablauf, überflüssigen Arbeitsschritten, vielen Medienbrüchen, mangelnder Digitalisierung, Informationsstau zwischen Abteilungen bis hin zur ungenauen Terminierung einzelner Prozessschritte – zum Beispiel in der Produktion. Die genaue Ursache für einen ineffizienten Prozess bestimmt eine Prozessanalyse.

Prozessanalyse: Diese Schritte gibt es zu beachten

Im Kern können Sie eine Prozessanalyse auf zwei grundsätzlich unterschiedlichen Wegen angehen: Auf dem „bewährten“ Weg oder auf dem „digitalen“ Weg.

Ineffiziente Prozesse auf dem „bewährten“ Weg identifizieren

Auf dem bewährten Weg verfolgen Sie das Ziel, Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für Soll- und Ist-Abweichungen in den einzelnen (Teil-)Prozessen festzustellen. Im Ergebnis soll die Qualität der Prozesse erhöht, Fehler vermieden, Ressourcen eingespart und letztlich Kosten verringert werden. Gegenstand der Untersuchung können neben Geschäftsprozessen, Produktions- oder Vertriebsprozessen auch Kommunikations-, Entscheidungs- oder Führungsprozesse sein.

Ineffiziente Prozesse mit digitalen Tools finden

Der digitale Weg, um ineffiziente Prozesse aufzudecken, bedient sich der Möglichkeiten der digitalen Transformation. Immer mehr Unternehmensdaten werden digital abgebildet. Prozesse hinterlassen digitale Fußspuren in den Systemen und Datenbanken. Diese können mithilfe Process Mining ausgelesen, visualisiert und analysiert werden – und das bis auf die Ebene einer einzelnen Prozessiteration hinunter. Der Geschäftsprozess wird dadurch völlig objektiv als datenbasiertes Echtzeitbild dargestellt. Fach- und Führungskräfte können dadurch schneller ineffiziente Prozesse identifizieren, Schwachstellen aufdecken und kritische Prozessmuster erkennen. Allerdings benötigt auch eine solche Methodik neben den technischen Voraussetzungen, wie eine durchgängige Datenverfügbarkeit entlang der Prozesskette fachliches und prozessuales Know-how.

Tipps: So bleiben Sie ineffizienten Prozessen auf der Spur

  • Im Hinblick auf die sich ständig ändernde Unternehmensumwelt (Kundeninteressen, Politik, Märkte und Ähnliches), ist die Prozessanalyse kein einmaliger Vorgang, sondern eine kontinuierliche Aufgabe der Unternehmens- und Organisationsentwicklung. Ich empfehle deshalb, die Prozesse in festgelegten Zyklen immer wieder zu hinterfragen und über unterschiedliche Methodiken, wie beispielsweise klassische und digitale Tools, zu prüfen.
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  • Tipp: Die größten Verbesserungspotenziale finden sich häufig dort, wo sich das Papier „stapelt“, Prozesse zu lange dauern oder die Qualität des Outputs teilweise nicht dem gewünschten Maße entspricht. Hier lohnt es sich, einen näheren Blick zu riskieren.
  • Wägen Sie ab, ob für Sie der bewährte oder der digitale Weg der Prozessanalyse der Richtige ist. Beide haben ihre Vor- und Nachteile – gerne beraten wir Sie hierzu.

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