Jörn Steinhauer, alphasystems

Social Intranet: „Was ist das eigentlich?“

„Ein jüngerer Mitarbeiter hat uns empfohlen, unser klassisches Intranet zum‚Social Intranet‘ aufzuwerten. Aber was ist eigentlich ein Social Intranet und welche Funktionen hat es?“ Das weiß Jörn Steinhauer, unser Experte für Prozessdigitalisierung.

Der in den letzten Jahren modern gewordene Begriff des „Social Intranet“ basiert auf dem Grundgedanken, dass ein Intranet nicht nur ein Informationsportal für die Mitarbeiter sein sollte, sondern tatsächlich auch die Zusammenarbeit der Teams unterstützt und eine Kollaboration ermöglicht. Zudem sollten in einem modernen Intranet die Informationsinhalte nicht nur von einer Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern aktiv von den Mitarbeitern entwickelt und gestaltet werden.

Social Intranet - Jeder Mitarbeiter macht mit

Dieser sogenannte User-Generated-Content wird von den Abteilungen direkt veröffentlicht und kann, je nach Freigabe und Zulassung, von Kollegen ergänzt oder geändert werden. Mitarbeiter können das Erscheinungsbild des Intranets nach ihren eigenen Interessen und Wünschen individuell gestalten. Sie können sich untereinander vernetzen, Blogbeiträge schreiben und sich aktiv in Wikis, Gruppen oder Foren an der unternehmensweiten Kommunikation beteiligen.

Social Intranet - Mehr Spaß bei der Arbeit

Ziel der Kollaboration ist der schnelle Austausch von neuen Erkenntnissen, Erfahrungen, wichtigen Informationen sowie das Abbilden von weiteren Kommunikations- und internen Geschäftsprozessen. Durch ein Social Intranet kann ein Unternehmen dem notwendigen Trend der Interaktion und Vernetzung nachkommen.

Ein weiterer Aspekt ist natürlich, dass das Unternehmen den Mitarbeitern mehr Verantwortung übergibt und somit auch mehr Vertrauen - was wiederum für eine höhere Motivation und mehr Transparenz sorgen wird.

Heutige Social Intranet Konzepte sind denen, die wir in klassischen sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram, etc.) finden, sehr ähnlich:

  • (Blog)-Beiträge: Interne News, Statusmeldungen oder auch Fun-Facts.
  • Benachrichtigungen (Push): für neue Ereignisse, Datei-Uploads oder Veränderungen in Leads und Projekten. Gruppen: Zusammenstellung von Teams in virtuellen Projekträumen für das gemeinsame Arbeiten an einem Projekt.
  • Profilseiten: Hier kann sich jeder Mitarbeiter präsentieren, so erhält man im wahrsten Sinne des Wortes ein „Bild“ der Kollegen. Kontaktliste: Zur einfachen Kontaktaufnahme, wenn ein bestimmter Mitarbeiter gesucht wird.
  • Nachrichten, Chat: schnelle und einfache Kommunikation untereinander, ohne Mails nutzen zu müssen.
  • How-To’s, Guidelines, Checklisten und Wikis: Hintergrundwissen, Detailwissen, Nachschlagewerk für neue Mitarbeiter, Abbildung des Prozessvorgehens in einem Unternehmen.
  • Kalender und Aufgabenlisten: Effektives Zusammenarbeiten mit weniger Kommunikationsbedarf („Wann hast Du denn Zeit für ein Meeting“). Suchfunktionen: Schnelle und vor allem umfassende Informationsbeschaffung im Intranet.

Welche Funktionen bietet ein Social Intranet? 

Generell können ganz unterschiedliche Funktionalitäten in einem Social Intranet abgebildet werden. Dreh- und Angelpunkt ist dabei immer die schnelle Kommunikation und eine bessere Effizienz. So gehören zum Beispiel Chatter oder Kommentarfunktionen zu nahezu fast allen Themen in den meisten Social Intranet Lösungen zur Grundfunktion. Das ermöglicht den Anwendern, über Themen zu diskutieren und schnell einen Eindruck über das Meinungsbild zu bestimmten Themen zu bekommen. Zudem sollten man den Mitarbeitern mehr Verantwortung und Vertrauen zukommen lassen und sie selbst Beiträge in Form von Blogposts, Guidelines, How Tos und Projektdokumentationen schreiben lassen.

Übergreifende Kommunikation fördern

Wie schon Eingangs erwähnt, gehören Gruppen bzw. Foren zu den Konzepten, die in Social Intranets häufig Anwendung finden. Hier können sich die Mitarbeiter (aber durchaus auch Kunden und Partner) über verschiedenen Themen sowohl standortals auch abteilungsgreifend austauschen und informieren. Solche Gruppen können dabei offen für jeden, oder beschränkt für bestimmte Mitarbeiter gestaltet werden (zum Beispiel „Support-Gruppe Office365“ oder „Gruppe Führungskräfte“). Die Einbindung einer Lesezeichen-Funktion, eines Veranstaltungskalenders und die Bereitstellung einer Share-Funktion für Dokumente sind nur weitere Beispiele vieler Funktionen, die ein Social Intranet in einer Basis-Ausführungen beinhalten kann.

Im Vergleich zu einem Chat sind Nachrichten in Kommentaren, Foren oder Gruppen persistent und bleiben im jeweiligen Kontext erhalten, wohingegen Nachrichten in einem Chat meist nach einiger Zeit wieder „verschwinden“.

Individuelle Dashboards für den Überblick

Neben den bereits erwähnten Funktionen verfügen viele Social Intranet Lösungen über ein sogenanntes Dashboard. Dieser Bereich lässt sich vom User auf seine eigenen Bedürfnisse hin anpassen. Hier kann er häufig genutzte Funktionen oder Themen für den schnellen und übersichtlichen Zugriff ablegen. Dies wird zumeist über sogenannte Widgets realisiert, die per Drag-n-Drop auf das Dashboard gezogen und dort konfiguriert werden können. So gibt es zum Beispiel Widgets für Kalender, aktuelle Gruppenmeldungen, neue Mitarbeiterprofile, neue Blogeinträge, meine heutigen Aufgaben, u.v.m.

Das Intranet als Basis für Geschäftsprozesse

Richtig spannend wird die Nutzung eine Social Intranets, wenn es nicht nur für die Kommunikation genutzt wird, sondern mit dem gleichen Ansatz auch Projekte und die tägliche Arbeit organisiert werden. Darunter fallen z.B. die Verwaltung und Zuordnung von Aufgaben, das Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Prozessabbildung, Monitoring von Milestones, Aufbau von Arbeitsgruppen sowie das Auffinden von Informationen und Dateien. Gerade die Abbildung gewisser Unternehmensprozesse in digitaler und vor allem interaktiver Form ermöglichen eine ganz neue Form der Zusammenarbeit und Effizienz. Darunter fallen in erster Linie Abläufe, die Mitarbeiter meist besonders häufig im Arbeitsalltag erledigen müssen. Zum Beispiel kann die Arbeitszeitverwaltung, das Stellen von Urlaubsanträgen, das Ändern von persönlichen Daten oder das Erledigen der Reisekostenabrechnung interaktiv im Intranet abgebildet werden.

Integration für Effizienz und Usability

Damit sich eine solches Social Intranet nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft integrieren lässt, ist es wichtig, Schnittstellen ( am Besten über API’s ) zu internen Diensten wie Active Directory (LDAP) für Single-Sign-On, SharePoint, Jira sowie anderen Tools für Projektmanagement oder HR zu integrieren. Aber auch ein starke Volltextsuche über Inhalte und Daten ist gerade für ein Social Intranet von hoher Bedeutung. Eine solche Funktionalität lässt sich - falls noch nicht im ausgewählten System per se vorhanden - zum Beispiel über Services wie SOLR oder Elastic Search nachträglich realisieren und hilft dabei, dass das Social Intranet seinen Funktionsanspruch auch erfüllen kann.

Sie haben Rückfragen an unseren Experten für Prozessdigitalisierung Jörn Steinhauer, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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Jörn Steinhauer, alphasystems

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Der in den letzten Jahren modern gewordene Begriff des „Social Intranet“ basiert auf dem Grundgedanken, dass ein Intranet nicht nur ein Informationsportal für die Mitarbeiter sein sollte, sondern tatsächlich auch die Zusammenarbeit der Teams unterstützt und eine Kollaboration ermöglicht. Zudem sollten in einem modernen Intranet die Informationsinhalte nicht nur von einer Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern aktiv von den Mitarbeitern entwickelt und gestaltet werden.

Social Intranet - Jeder Mitarbeiter macht mit

Dieser sogenannte User-Generated-Content wird von den Abteilungen direkt veröffentlicht und kann, je nach Freigabe und Zulassung, von Kollegen ergänzt oder geändert werden. Mitarbeiter können das Erscheinungsbild des Intranets nach ihren eigenen Interessen und Wünschen individuell gestalten. Sie können sich untereinander vernetzen, Blogbeiträge schreiben und sich aktiv in Wikis, Gruppen oder Foren an der unternehmensweiten Kommunikation beteiligen.

Social Intranet - Mehr Spaß bei der Arbeit

Ziel der Kollaboration ist der schnelle Austausch von neuen Erkenntnissen, Erfahrungen, wichtigen Informationen sowie das Abbilden von weiteren Kommunikations- und internen Geschäftsprozessen. Durch ein Social Intranet kann ein Unternehmen dem notwendigen Trend der Interaktion und Vernetzung nachkommen.

Ein weiterer Aspekt ist natürlich, dass das Unternehmen den Mitarbeitern mehr Verantwortung übergibt und somit auch mehr Vertrauen - was wiederum für eine höhere Motivation und mehr Transparenz sorgen wird.

Heutige Social Intranet Konzepte sind denen, die wir in klassischen sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram, etc.) finden, sehr ähnlich:

  • (Blog)-Beiträge: Interne News, Statusmeldungen oder auch Fun-Facts.
  • Benachrichtigungen (Push): für neue Ereignisse, Datei-Uploads oder Veränderungen in Leads und Projekten. Gruppen: Zusammenstellung von Teams in virtuellen Projekträumen für das gemeinsame Arbeiten an einem Projekt.
  • Profilseiten: Hier kann sich jeder Mitarbeiter präsentieren, so erhält man im wahrsten Sinne des Wortes ein „Bild“ der Kollegen. Kontaktliste: Zur einfachen Kontaktaufnahme, wenn ein bestimmter Mitarbeiter gesucht wird.
  • Nachrichten, Chat: schnelle und einfache Kommunikation untereinander, ohne Mails nutzen zu müssen.
  • How-To’s, Guidelines, Checklisten und Wikis: Hintergrundwissen, Detailwissen, Nachschlagewerk für neue Mitarbeiter, Abbildung des Prozessvorgehens in einem Unternehmen.
  • Kalender und Aufgabenlisten: Effektives Zusammenarbeiten mit weniger Kommunikationsbedarf („Wann hast Du denn Zeit für ein Meeting“). Suchfunktionen: Schnelle und vor allem umfassende Informationsbeschaffung im Intranet.

Welche Funktionen bietet ein Social Intranet? 

Generell können ganz unterschiedliche Funktionalitäten in einem Social Intranet abgebildet werden. Dreh- und Angelpunkt ist dabei immer die schnelle Kommunikation und eine bessere Effizienz. So gehören zum Beispiel Chatter oder Kommentarfunktionen zu nahezu fast allen Themen in den meisten Social Intranet Lösungen zur Grundfunktion. Das ermöglicht den Anwendern, über Themen zu diskutieren und schnell einen Eindruck über das Meinungsbild zu bestimmten Themen zu bekommen. Zudem sollten man den Mitarbeitern mehr Verantwortung und Vertrauen zukommen lassen und sie selbst Beiträge in Form von Blogposts, Guidelines, How Tos und Projektdokumentationen schreiben lassen.

Übergreifende Kommunikation fördern

Wie schon Eingangs erwähnt, gehören Gruppen bzw. Foren zu den Konzepten, die in Social Intranets häufig Anwendung finden. Hier können sich die Mitarbeiter (aber durchaus auch Kunden und Partner) über verschiedenen Themen sowohl standortals auch abteilungsgreifend austauschen und informieren. Solche Gruppen können dabei offen für jeden, oder beschränkt für bestimmte Mitarbeiter gestaltet werden (zum Beispiel „Support-Gruppe Office365“ oder „Gruppe Führungskräfte“). Die Einbindung einer Lesezeichen-Funktion, eines Veranstaltungskalenders und die Bereitstellung einer Share-Funktion für Dokumente sind nur weitere Beispiele vieler Funktionen, die ein Social Intranet in einer Basis-Ausführungen beinhalten kann.

Im Vergleich zu einem Chat sind Nachrichten in Kommentaren, Foren oder Gruppen persistent und bleiben im jeweiligen Kontext erhalten, wohingegen Nachrichten in einem Chat meist nach einiger Zeit wieder „verschwinden“.

Individuelle Dashboards für den Überblick

Neben den bereits erwähnten Funktionen verfügen viele Social Intranet Lösungen über ein sogenanntes Dashboard. Dieser Bereich lässt sich vom User auf seine eigenen Bedürfnisse hin anpassen. Hier kann er häufig genutzte Funktionen oder Themen für den schnellen und übersichtlichen Zugriff ablegen. Dies wird zumeist über sogenannte Widgets realisiert, die per Drag-n-Drop auf das Dashboard gezogen und dort konfiguriert werden können. So gibt es zum Beispiel Widgets für Kalender, aktuelle Gruppenmeldungen, neue Mitarbeiterprofile, neue Blogeinträge, meine heutigen Aufgaben, u.v.m.

Das Intranet als Basis für Geschäftsprozesse

Richtig spannend wird die Nutzung eine Social Intranets, wenn es nicht nur für die Kommunikation genutzt wird, sondern mit dem gleichen Ansatz auch Projekte und die tägliche Arbeit organisiert werden. Darunter fallen z.B. die Verwaltung und Zuordnung von Aufgaben, das Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Prozessabbildung, Monitoring von Milestones, Aufbau von Arbeitsgruppen sowie das Auffinden von Informationen und Dateien. Gerade die Abbildung gewisser Unternehmensprozesse in digitaler und vor allem interaktiver Form ermöglichen eine ganz neue Form der Zusammenarbeit und Effizienz. Darunter fallen in erster Linie Abläufe, die Mitarbeiter meist besonders häufig im Arbeitsalltag erledigen müssen. Zum Beispiel kann die Arbeitszeitverwaltung, das Stellen von Urlaubsanträgen, das Ändern von persönlichen Daten oder das Erledigen der Reisekostenabrechnung interaktiv im Intranet abgebildet werden.

Integration für Effizienz und Usability

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