Jörn Steinhauer, alphasystems

Social Intranet: „Was ist bei der Einführung zu beachten?“

B4B-Leser fragen, unsere Branchenexperten aus der Region antworten: „Wir wollen unser Intranet moderniseren. Was muss ich bei der Einführung eines Social Intranets beachten und wann lohnt es sich?" Jörn Steinhauer, unser Experte für Prozessdigitalisierung, kennt die Antwort.

Der in den letzten Jahren modern gewordene Begriff des „Social Intranet“ basiert auf dem Grundgedanken, dass ein Intranet nicht nur ein Informationsportal für die Mitarbeiter sein sollte, sondern tatsächlich auch die Zusammenarbeit der Teams unterstützt und eine Kollaboration ermöglicht. Zudem sollten in einem modernen Intranet die Informationsinhalte nicht nur von einer Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern aktiv von den Mitarbeitern entwickelt und gestaltet werden.

Was ist bei der Einführung eines Social Intranet zu beachten?

Der Nutzen eines Social Intranet ist keine Frage der Technik. Es wird seinem Namen erst dann gerecht, wenn es von den Mitarbeitern angenommen und vor allem auch intensiv genutzt wird. Das heisst natürlich im Umkehrschluss, dass die Tools noch so innovativ und interaktiv sein können, wenn sie nicht genutzt werden, bleibt das Intranet das, was es in den meisten Fällen ist: Ein Daten-(Friedhof)Silo nach dem Top-Down-Prinzip (vom Management zum Mitarbeiter).

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine hohe Akzeptanz und Motivation zu erzielen. Ein wichtiger Faktor für den Erfolg ist es, die Anwender aktiv an der Planung und Umsetzung des Social Intranet zu beteiligen. Fragen Sie die Mitarbeiter, welche Social Intranet Funktionen sie sich wünschen und was ihren Arbeitsalltag erleichtern würde. Achten Sie darauf, vor allem Mitarbeiter aus der operativen Ebene zu befragen und nicht nur das Management.

Die Wünsche beider Gruppen können/werden grundsätzlich sehr unterschiedlich ausfallen. Sie erhalten dadurch jedoch eine Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven und können so die Anforderungen eines jeden Mitarbeiters im Unternehmen erfassen. Zudem ist es wichtig, dass das Management immer mit gutem Beispiel voran geht. Wenn Sie ein neues Intranet in dieser Form einführen, muss der Chef dieses auch intensiv nutzen und so zeigen, dass er hinter der Entscheidung steht.

Einführung in 10 Schritten:

Mit den nachfolgenden 10 Punkten erhalten Sie eine kleine Checkliste, die Ihnen helfen soll, den richtigen Weg bei der Einführung einer Social Intranet Lösung zu beschreiten.

  1. Analyse der Anforderungen seitens der Mitarbeiter durch Befragen und das Erstellen daraus abgeleiteter Use Cases und User Stories - am Besten mit Hilfe der Persona-Technik.
  2. Analyse der bestehenden Infrastruktur und eine Roadmap für die Integration der beteiligten Systeme (Single-Sign-On, Microservices etc.).
  3. Evaluierung der möglichen Social Intranet Lösungen. Hier ist auch die Frage zu klären, ob man auf ein Open-Source, Enterprise Open Source oder Kauf-System setzen möchten. Erstellen Sie eine Matrix der Funktionen und Kosten in einer 3- 5 Jahres Betrachtung, um eine Entscheidungs-Basis zu erhalten.
  4. Aufsetzen der Entwicklungs-Infrastruktur, sowie der Test- und Live-Umgebung mit der Basisfunktionalität.
  5. Evaluierung bestehender Module, Komponenten oder Teilsysteme, die Ihre Nutzer bereits testen können. Verfolgen Sie hier einen MVP-Ansatz, um möglichst schnell Benefits für die Mitarbeiter zu erzeugen und schon in einer frühen Beta-Phase eine Begeisterung für das neue System zu generieren.
  6. Identifizierung der individuell zu entwickelnden Social Intranet Funktionen, die nicht im Standard abdeckbar sind.
  7. Realisierung der Anpassungen mit definierten Workflows und priorisierten User Cases als Basis.
  8. Interne Präsentation bei den Fokusgruppen und Einsammeln von Feedback.
  9. Einführung in einem ausgewählten Nutzerkreis (Betatest, Fokusgruppen).
  10. Go-Live und kontinuierliche Weiterentwicklung durch das Einsammeln und Umsetzen von Feedback.

Wann lohnt es sich ?

Diese Frage lässt sich nicht eindeutig beantworten. Generell lässt sich sagen, das sich ein Social Intranet immer lohnt, wenn der Kommunikationsbedarf vorhanden ist, die Transparenz erhöht werden soll und wenn die nicht alle immer im Büro anwesend sind (Reduktion des Flurfunks). Das kann schon bei einem Unternehmen mit 3 Personen der Fall sein. Je grösser das Unternehmen wird, umso bessere Effekte kann man erzielen. Der Aufwand lässt sich so nicht beziffern, da es massgeblich von der aktuellen Organisation des Unternehmens, der Arbeitsweise der Mitarbeiter, sowie von bereits im Einsatz befindlichen Tools abhängig ist. Mit einem Aufwand zwischen 5 und 20 Tagen lässt sich aber schon viel erreichen.

Sie haben Rückfragen an unseren Experten für Prozessdigitalisierung Jörn Steinhauer, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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Der in den letzten Jahren modern gewordene Begriff des „Social Intranet“ basiert auf dem Grundgedanken, dass ein Intranet nicht nur ein Informationsportal für die Mitarbeiter sein sollte, sondern tatsächlich auch die Zusammenarbeit der Teams unterstützt und eine Kollaboration ermöglicht. Zudem sollten in einem modernen Intranet die Informationsinhalte nicht nur von einer Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern aktiv von den Mitarbeitern entwickelt und gestaltet werden.

Was ist bei der Einführung eines Social Intranet zu beachten?

Der Nutzen eines Social Intranet ist keine Frage der Technik. Es wird seinem Namen erst dann gerecht, wenn es von den Mitarbeitern angenommen und vor allem auch intensiv genutzt wird. Das heisst natürlich im Umkehrschluss, dass die Tools noch so innovativ und interaktiv sein können, wenn sie nicht genutzt werden, bleibt das Intranet das, was es in den meisten Fällen ist: Ein Daten-(Friedhof)Silo nach dem Top-Down-Prinzip (vom Management zum Mitarbeiter).

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine hohe Akzeptanz und Motivation zu erzielen. Ein wichtiger Faktor für den Erfolg ist es, die Anwender aktiv an der Planung und Umsetzung des Social Intranet zu beteiligen. Fragen Sie die Mitarbeiter, welche Social Intranet Funktionen sie sich wünschen und was ihren Arbeitsalltag erleichtern würde. Achten Sie darauf, vor allem Mitarbeiter aus der operativen Ebene zu befragen und nicht nur das Management.

Die Wünsche beider Gruppen können/werden grundsätzlich sehr unterschiedlich ausfallen. Sie erhalten dadurch jedoch eine Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven und können so die Anforderungen eines jeden Mitarbeiters im Unternehmen erfassen. Zudem ist es wichtig, dass das Management immer mit gutem Beispiel voran geht. Wenn Sie ein neues Intranet in dieser Form einführen, muss der Chef dieses auch intensiv nutzen und so zeigen, dass er hinter der Entscheidung steht.

Einführung in 10 Schritten:

Mit den nachfolgenden 10 Punkten erhalten Sie eine kleine Checkliste, die Ihnen helfen soll, den richtigen Weg bei der Einführung einer Social Intranet Lösung zu beschreiten.

  1. Analyse der Anforderungen seitens der Mitarbeiter durch Befragen und das Erstellen daraus abgeleiteter Use Cases und User Stories - am Besten mit Hilfe der Persona-Technik.
  2. Analyse der bestehenden Infrastruktur und eine Roadmap für die Integration der beteiligten Systeme (Single-Sign-On, Microservices etc.).
  3. Evaluierung der möglichen Social Intranet Lösungen. Hier ist auch die Frage zu klären, ob man auf ein Open-Source, Enterprise Open Source oder Kauf-System setzen möchten. Erstellen Sie eine Matrix der Funktionen und Kosten in einer 3- 5 Jahres Betrachtung, um eine Entscheidungs-Basis zu erhalten.
  4. Aufsetzen der Entwicklungs-Infrastruktur, sowie der Test- und Live-Umgebung mit der Basisfunktionalität.
  5. Evaluierung bestehender Module, Komponenten oder Teilsysteme, die Ihre Nutzer bereits testen können. Verfolgen Sie hier einen MVP-Ansatz, um möglichst schnell Benefits für die Mitarbeiter zu erzeugen und schon in einer frühen Beta-Phase eine Begeisterung für das neue System zu generieren.
  6. Identifizierung der individuell zu entwickelnden Social Intranet Funktionen, die nicht im Standard abdeckbar sind.
  7. Realisierung der Anpassungen mit definierten Workflows und priorisierten User Cases als Basis.
  8. Interne Präsentation bei den Fokusgruppen und Einsammeln von Feedback.
  9. Einführung in einem ausgewählten Nutzerkreis (Betatest, Fokusgruppen).
  10. Go-Live und kontinuierliche Weiterentwicklung durch das Einsammeln und Umsetzen von Feedback.

Wann lohnt es sich ?

Diese Frage lässt sich nicht eindeutig beantworten. Generell lässt sich sagen, das sich ein Social Intranet immer lohnt, wenn der Kommunikationsbedarf vorhanden ist, die Transparenz erhöht werden soll und wenn die nicht alle immer im Büro anwesend sind (Reduktion des Flurfunks). Das kann schon bei einem Unternehmen mit 3 Personen der Fall sein. Je grösser das Unternehmen wird, umso bessere Effekte kann man erzielen. Der Aufwand lässt sich so nicht beziffern, da es massgeblich von der aktuellen Organisation des Unternehmens, der Arbeitsweise der Mitarbeiter, sowie von bereits im Einsatz befindlichen Tools abhängig ist. Mit einem Aufwand zwischen 5 und 20 Tagen lässt sich aber schon viel erreichen.

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