Jörn Steinhauer, alphasystems

Intranet: „Können Tools wie Teams oder Zoom es ersetzen?“

B4B-Leser fragen, unsere Branchenexperten aus der Region antworten: „Ist ein eigenes Intranet in Zeiten von Teams und Zoom noch zeitgemäß?" Jörn Steinhauer, unser Experte für Prozessdigitalisierung, kennt die Antwort.

Die kurze Antwort: Ja. Nachfolgend noch die ausführliche Argumentation.

Wieso Teams und Zoom das Intranet nicht ersetzen

Ein Intranet ist mehr als nur schnelle und einfach Kommunikation. Ein Intranet stiftet Kultur und bildet Arbeitsprozesse ab.

Microsoft Teams ist als Plattform für den dynamischen Austausch und die Gruppenarbeit innerhalb von Projektteams oder einzelnen Abteilungen ein hilfreiches Tool. Über Teams können sich die Mitarbeiter schnell und unkompliziert austauschen, Meetings planen und durchführen, Dateien ablegen sowie gemeinsam und standortübergreifend an Dokumenten arbeiten. Das reduziert deutlich die internen Emails und spart Zeit.

Zoom ist perfekt, wenn es um Video-Kommunikation, Webinare oder Meetings mit den Kunden geht. Hier steht der Aspekt der Kollaboration deutlich weniger im Vordergrund.

Allerdings sind beide nicht die geeigneten Werkzeuge, wenn es darum geht, Unternehmenskultur zu transportieren oder eine verlässliche Zusammenarbeit im Sinne der Unternehmenskommunikation zu etablieren.

Das macht ein erfolgreiches Intranet aus

Zudem fehlen Teams sowie auch Zoom viele wichtige Komponenten eines erfolgreichen Intranets: Man kann in Teams keine Artikel veröffentlichen oder Blogs teilen. Außerdem ist es schwierig, wichtige Unternehmensnachrichten und -informationen über diese Plattform zu kommunizieren. Als Administrator haben Sie deutlich weniger Kontrolle über die Interaktionen der Mitarbeiter mit Teams als in einem Intranetportal. Und funktionale Bausteine eines Intranets wie z.B. Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung und -anträge, Freigabeprozesse, etc. fehlen im Prinzip gänzlich.

Das Zusammenspiel von Intranet und Tools wie Teams oder Zoom ist entscheidend.

Versucht man eine gemeinsame Arbeits- und Kommunikationskultur schaffen ist das Intranet folglich immer noch ein wichtiger Baustein. Es ist quasi die Hülle für alles was auf die Unternehmenskultur ein zahlt und für die verschiedensten Komponenten - beispielsweise auch für Teams oder Zoom.

Intranet spiegel Kultur des Unternehmens wider

Zusammenfassend können wir folgendes definieren: Das Intranet ist die zentrale Anlaufstelle für den gesamten Bereich Information und Prozesse. Hier werden redaktionelle Inhalte veröffentlicht, es werden Richtlinien definiert, interne Prozesse abgebildet und offizielle Inhalte und Dokumente abgelegt - es spiegelt somit die Kultur des Unternehmens wieder. In den eher dynamischen Bereichen der Kommunikation und dem Austausch kommt hingegen den anderen Tools eine größere Bedeutung zu.

Es sollte aber beides nicht losgelöst voneinander betrachtet werden. Man kann diese Komponenten und Tools hervorragend miteinander kombinieren und ganzheitlich im Intranet integrieren. Damit schafft man ein Gesamterlebnis und eine optimale Arbeitsumgebung. Teams alleine ist kein Intranet und trägt somit nicht zur Kulturstiftung oder zum Employer Branding bei.

Sie haben Rückfragen an unseren Experten für Prozessdigitalisierung Jörn Steinhauer, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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Die kurze Antwort: Ja. Nachfolgend noch die ausführliche Argumentation.

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Ein Intranet ist mehr als nur schnelle und einfach Kommunikation. Ein Intranet stiftet Kultur und bildet Arbeitsprozesse ab.

Microsoft Teams ist als Plattform für den dynamischen Austausch und die Gruppenarbeit innerhalb von Projektteams oder einzelnen Abteilungen ein hilfreiches Tool. Über Teams können sich die Mitarbeiter schnell und unkompliziert austauschen, Meetings planen und durchführen, Dateien ablegen sowie gemeinsam und standortübergreifend an Dokumenten arbeiten. Das reduziert deutlich die internen Emails und spart Zeit.

Zoom ist perfekt, wenn es um Video-Kommunikation, Webinare oder Meetings mit den Kunden geht. Hier steht der Aspekt der Kollaboration deutlich weniger im Vordergrund.

Allerdings sind beide nicht die geeigneten Werkzeuge, wenn es darum geht, Unternehmenskultur zu transportieren oder eine verlässliche Zusammenarbeit im Sinne der Unternehmenskommunikation zu etablieren.

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Zudem fehlen Teams sowie auch Zoom viele wichtige Komponenten eines erfolgreichen Intranets: Man kann in Teams keine Artikel veröffentlichen oder Blogs teilen. Außerdem ist es schwierig, wichtige Unternehmensnachrichten und -informationen über diese Plattform zu kommunizieren. Als Administrator haben Sie deutlich weniger Kontrolle über die Interaktionen der Mitarbeiter mit Teams als in einem Intranetportal. Und funktionale Bausteine eines Intranets wie z.B. Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung und -anträge, Freigabeprozesse, etc. fehlen im Prinzip gänzlich.

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Zusammenfassend können wir folgendes definieren: Das Intranet ist die zentrale Anlaufstelle für den gesamten Bereich Information und Prozesse. Hier werden redaktionelle Inhalte veröffentlicht, es werden Richtlinien definiert, interne Prozesse abgebildet und offizielle Inhalte und Dokumente abgelegt - es spiegelt somit die Kultur des Unternehmens wieder. In den eher dynamischen Bereichen der Kommunikation und dem Austausch kommt hingegen den anderen Tools eine größere Bedeutung zu.

Es sollte aber beides nicht losgelöst voneinander betrachtet werden. Man kann diese Komponenten und Tools hervorragend miteinander kombinieren und ganzheitlich im Intranet integrieren. Damit schafft man ein Gesamterlebnis und eine optimale Arbeitsumgebung. Teams alleine ist kein Intranet und trägt somit nicht zur Kulturstiftung oder zum Employer Branding bei.

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