Stefan Bürker, Settele & Partner

E-Rechnung: Was sollte ich als Unternehmer dazu wissen?

B4B-Leser fragen, unsere Branchenexperten aus der Region antworten: „Ab 27. 11. müssen alle Unternehmen, die Geschäfte mit dem Bund machen, E-Rechnungen stellen, die einer bestimmten Form genügen müssen. Was ist zu tun?“ Unser Steuerexperte Stefan Bürker kennt die Antwort.

Wer Rechnungen an Bundesbehörden, Kommunen, Gerichte, Krankenhäuser oder andere öffentliche Einrichtungen stellt, für den ist der 27. November 2020 ein wichtiger Stichtag. Ab diesem Datum akzeptieren Bundesbehörden keine Papier- bzw. PDF-Rechnungen mehr. Stattdessen müssen Unternehmen elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln. 

Erster Schritt zum papierfreien Büro

Bislang werden immer noch drei von vier Rechnungen auf Papier gedruckt und postalisch zum Kunden geschickt, der Anteil der elektronischen Rechnungen liegt in Deutschland bei circa 25 Prozent.  Dabei ist der Umstieg auf elektronische Rechnungen der erste Schritt zum digitalen und papierfreien Büro.

Die meisten Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden, nutzen dafür das „Portable Document Format“ (PDF) und das hat ein paar Nachteile. Unter anderem genügen PDF-Dateien nicht den EU-Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Eine PDF-Rechnung liegt zwar in einem digitalen Format vor, es handelt sich jedoch um ein Bild, das keine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsdaten entweder manuell eingegeben oder per Texterkennung (OCR) ausgelesen werden.

Eine E-Rechnung dagegen bildet die Rechnung in einem strukturierten Datensatz (z.B. XML, CSV, Edifact) ab. Sie ist maschinell verarbeitungsfähig und kann von Menschen nicht gelesen zu werden. Es gibt allerdings Visualisierungsprogramme, die den Datensatz für den Menschen lesbar darstellen. Es gibt in Deutschland derzeit zwei gängige Standards für die elektronische Rechnungsstellung: ZUGFeRD oder XRechnung. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1.1 wie die der XRechnung beruht auf der europäischen Norm EN 16931.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Hinter dem Dateiformat ZUGFeRD steht das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD), ein Zusammenschluss von Behörden, Verbänden und Unternehmen mit dem Ziel, die elektronische Rechnung weiterzuentwickeln. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Im Gegensatz zur XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Dateiformat. Neben einem auslesbaren XML-Datensatz enthält es immer auch eine PDF-Datei, die von Menschen gelesen und bearbeitet werden kann. Unternehmen, die das Rechnungsformat ZUGFeRD nutzen, stellen somit sicher, dass ihre Kunden die neuen Rechnungsformate lesen können. Die neueste Version des Dateiformats enthält außerdem ein Profil für die XRechnung. Damit können Nutzer der Version ZUGFeRD 2.1.1 ihren Kunden also auch eine XRechnung schreiben. 

ZUGFeRD könnte im B2B-Bereich relevant bleiben, jedoch müssen Zulieferer öffentlicher Bundesbehörden auf jeden Fall auf XRechnung umstellen. XRechnung wird von einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.

Andere europäische Länder haben eigene Standards für elektronische Rechnungen entwickelt, um die EU-Vorgaben zu erfüllen. Die verschiedenen nationalen Lösungen sind leider meist nicht miteinander kompatibel.

Was sind die Vor- und Nachteile der neuen E-Rechnungsformate?

Die Digitalisierung der Rechnungsschreibung und des Rechnungswesens kann sich lohnen, da im Regelfall elektronische Rechnungen deutlich schneller erstellt und versandt sind als postalisch versandte. Außerdem kostet die Erstellung und der Versand etwa halb so viel wie bei der Papiervariante. Auch die elektronische Archivierung spart Platz und somit Kosten. Und die Umwelt wird geschont. Viele dieser Vorteile bieten allerdings bereits einfache PDF-Rechnungen.

Der große Vorteil neuer elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD besteht darin, dass diese automatisiert weiterverarbeitet werden können. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit steigt ebenso wie die Qualität der Daten, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden. Die EU rechnet europaweit mit Milliarden-Einsparungen.

Nachteilig im Vergleich zu herkömmlichen Variante der Rechnungsstellung besteht im hohen Aufwand für die Umstellung und den Kosten für die Einführung. Unternehmen sollten genau prüfen, ob sich dieser Aufwand für ihren Kundenkreis lohnt. Eine echte Arbeitserleichterung bietet die E-Rechnung schließlich nur dann, wenn Kunden, Lieferanten und Dienstleister im Netzwerk ebenfalls auf den neuen Rechnungsstandard setzen.

Fazit

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile, sie ist wirtschaftlich, ökologisch und digital. Durch die Umstellung ergibt sich die Chance auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren, alte Prozesse zu überdenken und zu überarbeiten. Für Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, ist die E-Rechnung unabdingbare Voraussetzung, um weiter im Geschäft zu bleiben.

Sie haben Rückfragen an Steuerexperte Stefan Bürker, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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Wer Rechnungen an Bundesbehörden, Kommunen, Gerichte, Krankenhäuser oder andere öffentliche Einrichtungen stellt, für den ist der 27. November 2020 ein wichtiger Stichtag. Ab diesem Datum akzeptieren Bundesbehörden keine Papier- bzw. PDF-Rechnungen mehr. Stattdessen müssen Unternehmen elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln. 

Erster Schritt zum papierfreien Büro

Bislang werden immer noch drei von vier Rechnungen auf Papier gedruckt und postalisch zum Kunden geschickt, der Anteil der elektronischen Rechnungen liegt in Deutschland bei circa 25 Prozent.  Dabei ist der Umstieg auf elektronische Rechnungen der erste Schritt zum digitalen und papierfreien Büro.

Die meisten Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden, nutzen dafür das „Portable Document Format“ (PDF) und das hat ein paar Nachteile. Unter anderem genügen PDF-Dateien nicht den EU-Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Eine PDF-Rechnung liegt zwar in einem digitalen Format vor, es handelt sich jedoch um ein Bild, das keine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsdaten entweder manuell eingegeben oder per Texterkennung (OCR) ausgelesen werden.

Eine E-Rechnung dagegen bildet die Rechnung in einem strukturierten Datensatz (z.B. XML, CSV, Edifact) ab. Sie ist maschinell verarbeitungsfähig und kann von Menschen nicht gelesen zu werden. Es gibt allerdings Visualisierungsprogramme, die den Datensatz für den Menschen lesbar darstellen. Es gibt in Deutschland derzeit zwei gängige Standards für die elektronische Rechnungsstellung: ZUGFeRD oder XRechnung. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1.1 wie die der XRechnung beruht auf der europäischen Norm EN 16931.

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Hinter dem Dateiformat ZUGFeRD steht das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD), ein Zusammenschluss von Behörden, Verbänden und Unternehmen mit dem Ziel, die elektronische Rechnung weiterzuentwickeln. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Im Gegensatz zur XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Dateiformat. Neben einem auslesbaren XML-Datensatz enthält es immer auch eine PDF-Datei, die von Menschen gelesen und bearbeitet werden kann. Unternehmen, die das Rechnungsformat ZUGFeRD nutzen, stellen somit sicher, dass ihre Kunden die neuen Rechnungsformate lesen können. Die neueste Version des Dateiformats enthält außerdem ein Profil für die XRechnung. Damit können Nutzer der Version ZUGFeRD 2.1.1 ihren Kunden also auch eine XRechnung schreiben. 

ZUGFeRD könnte im B2B-Bereich relevant bleiben, jedoch müssen Zulieferer öffentlicher Bundesbehörden auf jeden Fall auf XRechnung umstellen. XRechnung wird von einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.

Andere europäische Länder haben eigene Standards für elektronische Rechnungen entwickelt, um die EU-Vorgaben zu erfüllen. Die verschiedenen nationalen Lösungen sind leider meist nicht miteinander kompatibel.

Was sind die Vor- und Nachteile der neuen E-Rechnungsformate?

Die Digitalisierung der Rechnungsschreibung und des Rechnungswesens kann sich lohnen, da im Regelfall elektronische Rechnungen deutlich schneller erstellt und versandt sind als postalisch versandte. Außerdem kostet die Erstellung und der Versand etwa halb so viel wie bei der Papiervariante. Auch die elektronische Archivierung spart Platz und somit Kosten. Und die Umwelt wird geschont. Viele dieser Vorteile bieten allerdings bereits einfache PDF-Rechnungen.

Der große Vorteil neuer elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD besteht darin, dass diese automatisiert weiterverarbeitet werden können. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit steigt ebenso wie die Qualität der Daten, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden. Die EU rechnet europaweit mit Milliarden-Einsparungen.

Nachteilig im Vergleich zu herkömmlichen Variante der Rechnungsstellung besteht im hohen Aufwand für die Umstellung und den Kosten für die Einführung. Unternehmen sollten genau prüfen, ob sich dieser Aufwand für ihren Kundenkreis lohnt. Eine echte Arbeitserleichterung bietet die E-Rechnung schließlich nur dann, wenn Kunden, Lieferanten und Dienstleister im Netzwerk ebenfalls auf den neuen Rechnungsstandard setzen.

Fazit

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile, sie ist wirtschaftlich, ökologisch und digital. Durch die Umstellung ergibt sich die Chance auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren, alte Prozesse zu überdenken und zu überarbeiten. Für Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, ist die E-Rechnung unabdingbare Voraussetzung, um weiter im Geschäft zu bleiben.

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