Hans-Peter Heinemann, Dr. Hille Heinemann Rechtsanwälte

Compliance: „Wie gestalte ich eine wasserdichte Regelung?“

B4B-Leser fragen, unsere Branchenexperten aus der Region antworten: Worauf kommt es in einer wasserdichten Compliance-Regelung für ein kleineres Unternehmen wirklich an? Das weiß unser Experte für Insolvenz- und Haftungsrecht Hans-Peter Heinemann.

Zunächst muss man wissen: Eine „wasserdichte“ Compliance-Regelung gibt es nicht, ebenso wenig „die“ Compliance-Regelung. Jede Compliance-Regelung ist vielmehr nur der Versuch, die Anforderungen von Compliance in die Geschäftsprozesse zu implementieren. Dabei muss man berücksichtigen, dass die Anforderungen selbst auch einer laufenden Veränderung unterliegen. Je nach Branche und Entwicklung der sie betreffenden gesetzlichen Regelungen. Ich erinnere hier nur an das Geldwäschegesetz (GWG). Folglich müssen Compliance-Richtlinien laufend geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Compliance ist eine Führungs- und Managementaufgabe

Ausgangspunkt für gute Compliance-Regelungen in einem kleinen Unternehmen ist zunächst ein aussagekräftiger Code of Conduct. Also eine übergeordnete Leitlinie, welche die Werte des Unternehmens formuliert. Und diese muss den Mitarbeitern gegenüber auch deutlich kommuniziert werden. Dabei muss Compliance als Führungs- und Managementaufgabe verstanden werden. Der Inhaber des kleinen Unternehmens muss diese Werte auch vorleben. Der nächste Schritt ist die Schaffung von Compliance-Richtlinien für einzelne Bereiche (z.B. Geschenke-Richtlinie, Richtlinien für Arbeitsschutz, Einkauf, Verkauf, etc.). Dabei handelt es sich um Leitlinien, die von den Mitarbeitern verstanden und umgesetzt werden müssen. Sie müssen daher leicht verständlich sein und können sich nicht darin erschöpfen, auf gesetzliche Regelungen zu verweisen. Sie dienen als „roter Faden“ für das Handeln der Mitarbeiter. Um deren Verständnis zu fördern, sind zwingend Schulungen im Bereich dieser Compliance-Regelungen erforderlich. Denn nur wer die Richtlinien versteht, kann sie compliancegerecht umsetzen.

Für jedes Geschäftsmodell die passende Compliance-Regelung

Welche Compliance-Regelung relevant ist, hängt zum einen vom Geschäftsmodell des Kleinunternehmens ab, zum anderen von den dort ablaufenden Prozessen und von der Risikobewertung der einzelnen Prozesse. Gerade in den Unternehmensbereichen, in denen das Risiko eines Gesetzesverstoßes besonders hoch ist, sollte am ehesten mit deutlichen und transparenten Richtlinien ein Compliance-Rahmen geschaffen und dieser den Mitarbeitern vermittelt werden. Im Weiteren muss neben der Schulung der Mitarbeiter eine regelmäßige Kontrolle der Einhaltung der Richtlinien erfolgen. Das sogenannte Audit. Denn die Erfahrung zeigt, dass zu Beginn der Einführung einer Richtlinie diese zunächst größtenteils sorgfältig befolgt wird, im Laufe der Zeit aber eine gewisse Nachlässigkeit eintritt. Um das Level der Befolgung möglichst hoch zu halten, kommt man an regelmäßigen Kontrollen nicht vorbei.

Sie haben Rückfragen an Insolvenz- und Haftungsrechtexperte Hans-Peter Heinemann, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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Zunächst muss man wissen: Eine „wasserdichte“ Compliance-Regelung gibt es nicht, ebenso wenig „die“ Compliance-Regelung. Jede Compliance-Regelung ist vielmehr nur der Versuch, die Anforderungen von Compliance in die Geschäftsprozesse zu implementieren. Dabei muss man berücksichtigen, dass die Anforderungen selbst auch einer laufenden Veränderung unterliegen. Je nach Branche und Entwicklung der sie betreffenden gesetzlichen Regelungen. Ich erinnere hier nur an das Geldwäschegesetz (GWG). Folglich müssen Compliance-Richtlinien laufend geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Compliance ist eine Führungs- und Managementaufgabe

Ausgangspunkt für gute Compliance-Regelungen in einem kleinen Unternehmen ist zunächst ein aussagekräftiger Code of Conduct. Also eine übergeordnete Leitlinie, welche die Werte des Unternehmens formuliert. Und diese muss den Mitarbeitern gegenüber auch deutlich kommuniziert werden. Dabei muss Compliance als Führungs- und Managementaufgabe verstanden werden. Der Inhaber des kleinen Unternehmens muss diese Werte auch vorleben. Der nächste Schritt ist die Schaffung von Compliance-Richtlinien für einzelne Bereiche (z.B. Geschenke-Richtlinie, Richtlinien für Arbeitsschutz, Einkauf, Verkauf, etc.). Dabei handelt es sich um Leitlinien, die von den Mitarbeitern verstanden und umgesetzt werden müssen. Sie müssen daher leicht verständlich sein und können sich nicht darin erschöpfen, auf gesetzliche Regelungen zu verweisen. Sie dienen als „roter Faden“ für das Handeln der Mitarbeiter. Um deren Verständnis zu fördern, sind zwingend Schulungen im Bereich dieser Compliance-Regelungen erforderlich. Denn nur wer die Richtlinien versteht, kann sie compliancegerecht umsetzen.

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Welche Compliance-Regelung relevant ist, hängt zum einen vom Geschäftsmodell des Kleinunternehmens ab, zum anderen von den dort ablaufenden Prozessen und von der Risikobewertung der einzelnen Prozesse. Gerade in den Unternehmensbereichen, in denen das Risiko eines Gesetzesverstoßes besonders hoch ist, sollte am ehesten mit deutlichen und transparenten Richtlinien ein Compliance-Rahmen geschaffen und dieser den Mitarbeitern vermittelt werden. Im Weiteren muss neben der Schulung der Mitarbeiter eine regelmäßige Kontrolle der Einhaltung der Richtlinien erfolgen. Das sogenannte Audit. Denn die Erfahrung zeigt, dass zu Beginn der Einführung einer Richtlinie diese zunächst größtenteils sorgfältig befolgt wird, im Laufe der Zeit aber eine gewisse Nachlässigkeit eintritt. Um das Level der Befolgung möglichst hoch zu halten, kommt man an regelmäßigen Kontrollen nicht vorbei.

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