Thema der Woche

fly-tech: So machen Sie Daten sichtbar mit Microsoft Power BI

Daten sind das neue Gold. Doch sie sind nur wertvoll, wenn man weiß, wie man sie richtig einsetzt. Microsoft Power BI hilft dem Mittelstand, das Beste aus seinen Daten rauszuholen. Wie, das erklärt Christina Rollheiser von fly-tech.

Christina, Daten und deren Analyse sind eine wichtige Basis für den Geschäftserfolg eines Unternehmens. Doch wie kann ein mittelständisches Unternehmen seine Daten gewinnbringend nutzen?

Christina Rollheiser: Das Problem vieler Unternehmen, gerade im Mittelstand, ist, dass zwar haufenweise Daten vorhanden sind – niemand aber so wirklich die Lösung hat, wie man aus den ganzen Zahlen und Fakten vernünftige Ableitungen treffen kann. Die Realität sieht ja oft so aus, dass in einzelnen Abteilungen mühevoll per Hand die Daten aus den jeweiligen Anwendungen in Excel-Listen übertragen werden. Anschließend sammelt der Geschäftsführer alle zusammen und bastelt sich seine Excel-Liste mit seinen Key Performance Indicators, KPIs.

Klingt aufwendig …

… ist es auch. Und zudem fehleranfällig. Denn bei der manuellen Übertragung kann schnell was schiefgehen. Außerdem kostet es viele Mitarbeiter viel Zeit.  

Microsoft Power BI kann hier eine Lösung sein. Wie genau kann dieses Tool den Mittelstand unterstützen?

Microsoft Power BI (Business Intelligence) sammelt alle Daten aus dem Unternehmen automatisiert zusammen. Egal, ob Zeiterfassungs-Tool, Google Docs, Produktionsdaten oder Excel-Tabelle: alle Anwendungen können eingespielt werden. Und der Clou: Microsoft Power BI ist ein sogenanntes Self-Service-BI. Man muss kein Datenanalyst sein, um einen Überblick über die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen zu bekommen. Es ist intuitiv und wer mit Word und Excel arbeitet, wird sich auch dort sofort zurechtfinden. Alle KPIs, die das Unternehmen definiert hat, werden übersichtlich auf einem Dashboard gezeigt. Dabei kann der Geschäftsführer genau definieren, wer welche Daten sehen kann. Schließlich kann der Vertrieb mit den Daten aus der Produktion ohnehin nicht viel anfangen. Gerade bei sensiblen Themen wie Personal ist das wichtig.

Wieso sollte sich ein mittelständisches Unternehmen für Power BI entscheiden?

Wenn sie es nicht tun, ist aus meiner Sicht die Gefahr groß, dass sie abgehängt werden. Denn viele mittelständische Unternehmen haben eine Vielzahl von Anwendungen installiert – sind aber nun mit der Auswertung überfordert. Hier muss konsolidiert werden. Nicht zu vergessen: Bisher waren Daten eher dazu da, im Rückspiegel die Entwicklung des Unternehmens zu verfolgen. Doch je mehr künstliche Intelligenz in den Unternehmensalltag einzieht, desto mehr werden Daten dazu genutzt, einen Forecast zu geben. Diesen Punkt sollten mittelständische Unternehmen nicht verpassen. Außerdem ist es ein tolles Tool, um Chancen und Risiken im Controlling schnell zu erkennen und so im Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

Was sind deine Lieblings-Features bei Power BI?

Ich mag die „Auto-Ermittlung“. Das Tool ist so clever, dass es selbst erkennt, wenn Tabellen aus unterschiedlichen Bereichen etwas miteinander zu tun haben. Beispielsweise die Reparaturintervalle einer Maschine und ihr Output. Was Microsoft Power BI außerdem zu etwas Besonderem macht, ist die große Community: Wann immer man eine Frage hat, irgendwer auf der Welt kennt die Antwort. Toll ist auch die App: Sie benachrichtigt die Unternehmer, wenn eine Leistungskennzahl abzurutschen droht. Oder auch, wenn ein Team sein Wochenziel deutlich übertroffen hat. So kann Microsoft Power BI nicht nur für Übersicht im Datendschungel, sondern auch für gute Laune sorgen.

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Klingt aufwendig …

… ist es auch. Und zudem fehleranfällig. Denn bei der manuellen Übertragung kann schnell was schiefgehen. Außerdem kostet es viele Mitarbeiter viel Zeit.  

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Wenn sie es nicht tun, ist aus meiner Sicht die Gefahr groß, dass sie abgehängt werden. Denn viele mittelständische Unternehmen haben eine Vielzahl von Anwendungen installiert – sind aber nun mit der Auswertung überfordert. Hier muss konsolidiert werden. Nicht zu vergessen: Bisher waren Daten eher dazu da, im Rückspiegel die Entwicklung des Unternehmens zu verfolgen. Doch je mehr künstliche Intelligenz in den Unternehmensalltag einzieht, desto mehr werden Daten dazu genutzt, einen Forecast zu geben. Diesen Punkt sollten mittelständische Unternehmen nicht verpassen. Außerdem ist es ein tolles Tool, um Chancen und Risiken im Controlling schnell zu erkennen und so im Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

Was sind deine Lieblings-Features bei Power BI?

Ich mag die „Auto-Ermittlung“. Das Tool ist so clever, dass es selbst erkennt, wenn Tabellen aus unterschiedlichen Bereichen etwas miteinander zu tun haben. Beispielsweise die Reparaturintervalle einer Maschine und ihr Output. Was Microsoft Power BI außerdem zu etwas Besonderem macht, ist die große Community: Wann immer man eine Frage hat, irgendwer auf der Welt kennt die Antwort. Toll ist auch die App: Sie benachrichtigt die Unternehmer, wenn eine Leistungskennzahl abzurutschen droht. Oder auch, wenn ein Team sein Wochenziel deutlich übertroffen hat. So kann Microsoft Power BI nicht nur für Übersicht im Datendschungel, sondern auch für gute Laune sorgen.

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