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Darum braucht der Mittelstand einen Unternehmensberater

Auch der Mittelstand in Bayerisch-Schwaben leidet unter den Folgen der Corona-Krise. Wie eine Unternehmensberatung unterstützen kann und warum der Mittelstand keine falsche Scheu vor dem Engagement einer Unternehmensberatung habe sollte, erklärt Prof. Dr. Michael Jünger, Senior Partner der Blue Advisory GmbH im Interview.

Auch der Mittelstand leidet unter den Folgen der Coronakrise. Wieso macht es gerade jetzt Sinn, in ein Beratungsteam zu investieren?

Ein auf den Mittelstand spezialisierter Berater wie wir legt kein Verhalten an den Tag, dass wir alles besser können als der Kunde es bereits seit vielen Jahren praktiziert. Oft ist es aber schon so, dass Abläufe und Strukturen über viele Jahre hinweg gewachsen sind und das „Alltagsgeschäft“ der dominierende Faktor der Entwicklung war.

Gewachsenes im Unternehmen sollte aber hin und wieder hinterfragt werden. Aus der Erfahrung von vielen Projekten sehen wir manchmal Dinge, die man im „Alltag“ nicht (mehr) sieht. Hemmnisse und Zeitfresser in betrieblichen Abläufen schleichen sich ein und führen zu Ineffizienzen. Eine Krisensituation wie die Corona-Pandemie ist dabei oftmals nur der Auslöser um genauer hinzuschauen, denn der Handlungsdruck steigt schlagartig an.

Können Sie hier ein Beispiel nennen?

Klar! Wir wurden mit der Analyse der Auftragsabwicklung bei einem mittelständischen Industrieunternehmen beauftragt. Auf Basis einer Leistungspotentialanalyse (LPA) konnten wir allein im Vertriebsinnendienst eine signifikante zweistellige Prozentzahl an Personenzeiten identifizieren, welche durch ineffiziente Abläufe nicht optimal eingesetzt wurde. Von uns entwickelte neue Soll-Prozesse, Bearbeitungsleitplanken und eine neue Organisationsstruktur konnte dies bereinigen. Die so frei gewordenen Personenkapazitäten konnten nun entweder zu einer Reduzierung von Personalkosten führen oder zu einer sinnvollen Andersverwendung der Mitarbeiter.

Unser Auftraggeber hatte nun nicht das Ziel Mitarbeiter zu reduzieren, sondern die frei gewordenen Kapazitäten für andere Aufgaben einzusetzen. So wurde neben dem Vertriebsinnendienst eine neue Outbound-Abteilung geschaffen, um den Vertriebsaußendienst durch proaktives und strukturiertes Telefonmarketing zu unterstützen. In diesem Fall wurden also nicht die Kosten reduziert, sondern der Vertrieb angekurbelt und die Umsätze erhöht. Bei gleicher Kostenbasis ist die Profitabilität angestiegen.

Dann unterstützen Sie – quasi indirekt – auch beim Krisenmanagement?

Oft ist eben eine Krisensituation der Anstoß für solche Projekte. Wenn man diese Analysen im gesamten Unternehmen aber kontinuierlich durchführt, ist man für den Krisenfall besser gerüstet und es bedarf keiner ad hoc Projekte.

Unser Vorschlag ist daher, dass ein mittelständisches Unternehmen ein jährliches Budget für derartige Beratungsprojekte festlegt und so kontinuierlich an seinen Prozessen und Strukturen arbeitet. Bei unseren Kunden, die auf diese Weise arbeiten setzen wir uns zum Jahresende zusammen und legen fest, wie das Budget für den Kunden gewinnbringend im Folgejahr eingesetzt werden kann. Der „Return on Consulting“ steigt so deutlich an. Krisen schlagen weniger durch, bei einem kontinuierlichen Optimierungsansatz.

Der Mittelstand tut sich nicht immer leicht damit, einem Beratungsunternehmen die Tür zu öffnen. Wie gehen Sie bei der Blue Advisory damit um?

Man muss zwei Beratungsansätze unterscheiden. Oftmals beziehen Beratungsunternehmen eigene Räumlichkeiten beim Kunden und arbeiten die meiste Zeit vor Ort. Diese sogenannten „Project Offices“ sind meist für die gesamte Dauer eines Projektes für die involvierten Berater reserviert. Der Vorteil dabei ist sicherlich, dass man auch kurzfristig Besprechungen abhalten kann und der Berater seine eigene Infrastruktur installiert.

Wie Sie schon richtig sagen, möchte gerade der Mittelstand den Berater aber nicht immer auf dem Betriebsgelände präsent haben. Oftmals führt gerade diese Präsenz zu Unsicherheit bei den Mitarbeitern. Wir arbeiten dagegen vor allem workshopbasiert mit unseren Kunden zusammen. Das bedeutet, dass wir selbstständig vorarbeiten und dann themenspezifische Besprechungen und Workshops bei unseren Kunden durchführen. So beschränken wir unsere Zeiten vor Ort auf das wesentliche und können mehr von unserem eigenen Standort aus arbeiten. Nicht zuletzt durch die Vielzähligen Möglichkeiten der Videokonferenz und digitaler Arbeitstools können kleine Abstimmungen nun auch ohne Anreise und mit deutlich weniger Zeitaufwand durchgeführt werden. Das zahlt sich auch für den Kunden aus, der so deutlich weniger Reisekosten bezahlt und wir unsere CO2-Bilanz im Griff behalten. Wenn wir dann doch zu unseren Kunden fliegen müssen, kompensieren wird dies übrigens über unseren Partner atmosfair. Auf jeden Fall gilt aber für uns die CO2-Vermeidung vor der Kompensation.

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Ein auf den Mittelstand spezialisierter Berater wie wir legt kein Verhalten an den Tag, dass wir alles besser können als der Kunde es bereits seit vielen Jahren praktiziert. Oft ist es aber schon so, dass Abläufe und Strukturen über viele Jahre hinweg gewachsen sind und das „Alltagsgeschäft“ der dominierende Faktor der Entwicklung war.

Gewachsenes im Unternehmen sollte aber hin und wieder hinterfragt werden. Aus der Erfahrung von vielen Projekten sehen wir manchmal Dinge, die man im „Alltag“ nicht (mehr) sieht. Hemmnisse und Zeitfresser in betrieblichen Abläufen schleichen sich ein und führen zu Ineffizienzen. Eine Krisensituation wie die Corona-Pandemie ist dabei oftmals nur der Auslöser um genauer hinzuschauen, denn der Handlungsdruck steigt schlagartig an.

Können Sie hier ein Beispiel nennen?

Klar! Wir wurden mit der Analyse der Auftragsabwicklung bei einem mittelständischen Industrieunternehmen beauftragt. Auf Basis einer Leistungspotentialanalyse (LPA) konnten wir allein im Vertriebsinnendienst eine signifikante zweistellige Prozentzahl an Personenzeiten identifizieren, welche durch ineffiziente Abläufe nicht optimal eingesetzt wurde. Von uns entwickelte neue Soll-Prozesse, Bearbeitungsleitplanken und eine neue Organisationsstruktur konnte dies bereinigen. Die so frei gewordenen Personenkapazitäten konnten nun entweder zu einer Reduzierung von Personalkosten führen oder zu einer sinnvollen Andersverwendung der Mitarbeiter.

Unser Auftraggeber hatte nun nicht das Ziel Mitarbeiter zu reduzieren, sondern die frei gewordenen Kapazitäten für andere Aufgaben einzusetzen. So wurde neben dem Vertriebsinnendienst eine neue Outbound-Abteilung geschaffen, um den Vertriebsaußendienst durch proaktives und strukturiertes Telefonmarketing zu unterstützen. In diesem Fall wurden also nicht die Kosten reduziert, sondern der Vertrieb angekurbelt und die Umsätze erhöht. Bei gleicher Kostenbasis ist die Profitabilität angestiegen.

Dann unterstützen Sie – quasi indirekt – auch beim Krisenmanagement?

Oft ist eben eine Krisensituation der Anstoß für solche Projekte. Wenn man diese Analysen im gesamten Unternehmen aber kontinuierlich durchführt, ist man für den Krisenfall besser gerüstet und es bedarf keiner ad hoc Projekte.

Unser Vorschlag ist daher, dass ein mittelständisches Unternehmen ein jährliches Budget für derartige Beratungsprojekte festlegt und so kontinuierlich an seinen Prozessen und Strukturen arbeitet. Bei unseren Kunden, die auf diese Weise arbeiten setzen wir uns zum Jahresende zusammen und legen fest, wie das Budget für den Kunden gewinnbringend im Folgejahr eingesetzt werden kann. Der „Return on Consulting“ steigt so deutlich an. Krisen schlagen weniger durch, bei einem kontinuierlichen Optimierungsansatz.

Der Mittelstand tut sich nicht immer leicht damit, einem Beratungsunternehmen die Tür zu öffnen. Wie gehen Sie bei der Blue Advisory damit um?

Man muss zwei Beratungsansätze unterscheiden. Oftmals beziehen Beratungsunternehmen eigene Räumlichkeiten beim Kunden und arbeiten die meiste Zeit vor Ort. Diese sogenannten „Project Offices“ sind meist für die gesamte Dauer eines Projektes für die involvierten Berater reserviert. Der Vorteil dabei ist sicherlich, dass man auch kurzfristig Besprechungen abhalten kann und der Berater seine eigene Infrastruktur installiert.

Wie Sie schon richtig sagen, möchte gerade der Mittelstand den Berater aber nicht immer auf dem Betriebsgelände präsent haben. Oftmals führt gerade diese Präsenz zu Unsicherheit bei den Mitarbeitern. Wir arbeiten dagegen vor allem workshopbasiert mit unseren Kunden zusammen. Das bedeutet, dass wir selbstständig vorarbeiten und dann themenspezifische Besprechungen und Workshops bei unseren Kunden durchführen. So beschränken wir unsere Zeiten vor Ort auf das wesentliche und können mehr von unserem eigenen Standort aus arbeiten. Nicht zuletzt durch die Vielzähligen Möglichkeiten der Videokonferenz und digitaler Arbeitstools können kleine Abstimmungen nun auch ohne Anreise und mit deutlich weniger Zeitaufwand durchgeführt werden. Das zahlt sich auch für den Kunden aus, der so deutlich weniger Reisekosten bezahlt und wir unsere CO2-Bilanz im Griff behalten. Wenn wir dann doch zu unseren Kunden fliegen müssen, kompensieren wird dies übrigens über unseren Partner atmosfair. Auf jeden Fall gilt aber für uns die CO2-Vermeidung vor der Kompensation.

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