kitExpert: Dokumentenverwaltung leicht gemacht

Dimitri Marx

Der Diplom-Informatiker Dimitri Marx referierte im Rahmen der kitExpert-Reihe zum Thema "Die moderne Open Source Kollaborationsplattform" und demonstrierte die Effektivität des Dokumentenmangement-Systems Alfresco.

„In vielen Unternehmen herrscht Dokumentenchaos. Es gibt etliche voneinander unabhängige Datentöpfe wie E-Mail, lokale Verzeichnisse, Netzlaufwerke, Wikis und Blogs. Wertvolle Zeit geht auf der Suche nach dem Content verloren“ so Dimitri Marx, Technical Consultant bei SHI Elektronische Medien GmbH. Der Referent zeigte bei seinem kitExpert-Vortrag die Effizienz der Dokumentenverwaltung durch Alfresco, die auch eine Verbesserung der Produktivität von Teamarbeit mit sich bringt. Marx gab den anwesenden Informatikern und IT-Spezialisten wertvolle Tipps und demonstrierte das System an einem Beispiel aus der Praxis. 

Kollaborationsplattform

Das Open Source Enterprise Content Management von Alfresco stellt über eine leistungsstarke Dokumentenverwaltung hinaus die Kollaborationsplattform „Share“ bereit. Sie ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Informationen, die Zusammenarbeit in Teams und die Automatisierung von Prozessen. Laut Marx könne eine Kollaborationsplattform im Bruchteil einer Sekunde über alle Datentöpfe und möglichst alle Formate suchen. Gleichzeitig ließen sie die bestehenden Unternehmenswerkzeuge, wie zum Beispiel Textverarbeitung, E-Mail, Datenbanken und CRM, in die Arbeitsabläufe einbinden.

Schnelle und intelligente Volltextsuche

Durch Alfresco sind Inhalte mit der schnellen und intelligenten Volltextsuche über alle gängigen Formate auffindbar. Dabei geht aufgrund der Verfügbarkeit einer Historie kein Stand eines Dokuments verloren. „Wird ein Dokument in einem Verzeichnis abgelegt, kann es automatisch in ein anderes Format konvertiert und woanders abgelegt werden“, so Marx. „Zudem ist Alfresco Share ein webgestütztes Kollaborationswerkzeug. Damit können nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Lieferanten problemlos eingebunden werden.“ Um eine ganzheitliche Kollaboration zu ermöglichen, muss eine Plattform Integrationspunkte anbieten: Bei Alfresco existieren unter anderem Anbindungen für Open Office, MS Office, E-Mail-Programme und SAP.

Verrechnungspreisanalyse und Dokumentation für den Mittelstand

Der nächste Vortrag im aiti-Park aus der Reihe kitExpert findet am 15. April von 17 Uhr bis 20 Uhr statt. Das Thema lautet „Verrechnungspreisanalyse und Dokumentation – Beispiele für den Mittelstand“. Mehr Infos dazu unter http://www.kit-network.de.