D. Knoch GmbH

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Innovation und Wachstum sichern

Ein schneller und zuverlässiger Zugriff auf ihre Dokumentenwelt verschafft Unternehmen mehr Schlagkraft und Flexibilität in der Kommunikation nach innen und außen. Mit dem Knoch.WebArchiv werden Informationen mobil, übersichtlich und durchgängig verfügbar.

Archivare sind besonders erfahrene Mitarbeiter. Ihr „Gewusst wo“ gehört zu den wertvollsten Gütern in einem Unternehmen. Doch oft fehlen entsprechende Kapazitäten, die Konzentration liegt auf dem Kerngeschäft des Unternehmens. Hier springt die Firma Knoch ein, als Komplettservice-Dienstleister für Dokumenten-Archivierung. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung auf diesem Gebiet ist die Firma Knoch darauf spezialisiert, Papierarchive zu digitalisieren. In dieser Zeit hat das inhabergeführte Familienunternehmen aus Kempten im Allgäu hautnah die Entwicklung der modernen Form von digitaler Archivierung miterlebt und mitgestaltet. Wichtiger noch: Knoch hat dabei auch den Transfer der entsprechenden Methoden aus Großunternehmen in den Mittelstand vollzogen und es verstanden, die entsprechenden Verfahren wirtschaftlich zu machen.

„Täglich verarbeiten wir in unserem Kemptener Firmensitz über 60.000 Einzelseiten für Mittelständler und Großbetriebe verschiedenster Branchen“, berichtet Firmeninhaber und Geschäftsführer Jerome Knoch. Er macht auch darauf aufmerksam, dass die umfassende Erfahrung mit Archivierungstechnik dazu geführt hat, dass die gängigen Systeme und Programme von der Stange in seinem Unternehmen keine Rolle mehr spielen, weil sie nicht immer optimale Ergebnisse liefern.

„Um die Dokumentenablage auf ein Optimum zu bringen“, so Knoch, „haben wir in den letzten Jahren mit dem Knoch.WebArchiv ein Werkzeug entwickelt, das unsere Kunden dabei unterstützt, ihre Informationen zentral zu verwalten.“ Sprich: Die gleiche Software, mit der sein Unternehmen intern arbeitet, steht auch seinen Kunden zur Eigennutzung zur Verfügung – aus dem Dienstleister ist ein Anbieter für eine clevere Systemlösung geworden.

Hintergrund der Entwicklung war die Tatsache, dass die Kunst weniger darin liegt, vorliegende Akten, Pläne, Rechnungen, Dokumente und dergleichen zu digitalisieren, als die so erfassten Daten und Informationen dann auch einfach und transparent zugänglich zu machen sowie, noch wichtiger, diesen Zugriff sicher und auch auf mo­bilen Geräten zu ermöglichen – vom Smartphone bis zum Tablet. „Globalisierung, Dynamik und Komplexität fordern heute von Unternehmen passgenaue IT-Lösungen, die ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen“, sagt Jerome Knoch. „Im Fokus steht dabei die Effek­tivitäts- und Effizienzsteigerung bisheriger Geschäftsprozesse.“

Mit dem Knoch.WebArchiv lassen sich alle Dokumente in die jeweilige digitale Datenumgebung eines Unternehmens einbetten und dort verfügbar machen. Rechnungen, Lieferscheine oder Belege werden zudem mit Kundendaten verknüpft und somit effizient organisiert. Denn: Moderne DMS-Systeme sind heute in der Lage, jegliche Daten rund um Auftragsvorgänge zu erfassen. Allerdings fallen oftmals wesentliche Informationen in analogen Dokumenten in Papierform an. Diese Dokumente gilt es, digital verfügbar zu machen und anschließend durch eine schlüssige Verschlagwortung sowie passende Schnittstellen in die jeweilige Systemwelt eines Unternehmens
einzubetten.

„Wer kontrolliert, kann auch gleich sortieren“: Unter diesem Aspekt legt die Firma Knoch großen Wert auf die Qualität der bei ihr gescannten Dokumente. Dabei können die für den Workflow wesentlichen Informationen wie Beträge, Rechnungsnummern oder Lieferantendaten gleich manuell zum Scan hinzugefügt werden, oder erst nachrangig mit Hilfe speziell optimierter Anwendungen erfasst werden – idealerweise mit hohem Automatisierungsgrad. Die digitalisierten Dokumente stehen anschließend nur einen Mausklick entfernt bereit, um vom Auftraggeber online inspiziert zu werden - egal wo der sich gerade befindet.

„Unser Web-Interface ermöglicht einen absolut einfachen Zugriff über PC oder Mobilgeräte wie Smartphones und Tablets“, berichtet Knoch. Die digitalisierten Dokumente stehen gleichzeitig auch bereit, um in den firmeninternen ERP-­Workflow aufgenommen zu werden. „Wir analysieren hierfür die vorhandenen Schnittstellen und entwickeln weitere notwendige Programme, die an das Datennetzwerk des Kunden an­docken“, erläutert Knoch. „Hierbei werden vorhandene Stammdaten, Indizierungskriterien und Barcodesysteme in vollen Umfang berücksichtigt.“

Das Firmenarchiv des 21. Jahrhunderts, so die Knoch-Philosophie, ist frei von Staub, aber geladen mit Know-How und Informationen. Denn Unternehmen, die schnell und flexibel am Markt agieren wollen, brauchen Transparenz und Schnelligkeit im Zugriff. Knoch: „Es gilt, einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und Kosten zu
senken. Das Knoch.WebArchiv ist die richtige Grundlage dafür.“

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