Effiziente Events und Tagungen

Profis beherrschen Eventualitäten

Natalie Geißenberger beim vmm Mittelstandsfrühstück. Foto: Bernd Jaufmann
Information mit Emotionen verbinden - das verankert Botschaften in der Erinnerung. Die Zahl der Unternehmen wächst, die aus diesem Grund Events als Teil ihres Marktings nutzen. Experten aus der Region verraten die Grundregeln, damit soche Veranstaltungen zum Erfolg werden.

von Ulrich Pfaffenberger

Ein neues Produkt soll dem Markt präsentiert werden. Aus Anlass eines runden Jubiläums möchte eine Firma ihre Wahrnehmung in der Öffentlichkeit verstärken. Ausbau der neuen Produktionsstätte ist abgeschlossen, es gilt den Beteiligten angemessen zu danken. Drei Beispiele für die vielen Anlässe im Leben eines Unternehmens, die sich mit einem Event würdigen lassen.

Wer im Einzelfall hinter die Kulissen blickt und mit den Verantwortlichen spricht, stellt allerdings häufig auch fest, wie gegensätzlich Begeisterung und Bemühung wirken. Denn trotz der vielen möglichen Anlässe gehören die Planung, die Organisation und die Durchführung solcher großen Veranstaltungen in den allermeisten Unternehmen nicht zum Kerngeschäft. Professionelle Dienstleister wie Alexander Wiskirchen von der Augsburger Agentur GO-Event! beobachten zum Beispiel regelmäßig, dass Unternehmen, die alles in eigene Hände nehmen, den Aufwand unter- und „die eigene Leistungsfähigkeit überschätzen“.

Die Folge: Ein mit Bordmitteln ausgerichtetes bringt neben mancher Chance auch ein gerüttelt Maß an Risiken mit sich. Denn geht alles gut und die Teilnehmer sind zufrieden, hat man alles richtig gemacht und sein Ziel erreicht. Geht jedoch irgendetwas schief – und das passiert oft schneller als gedacht – ist im schlimmsten Fall das Gegenteil dessen erreicht, was ursprünglich geplant war: Ärger, Enttäuschung, schlechte Stimmung. Das ist nicht nur ärgerlich sondern verursacht womöglich einen erheblichen Schaden. Kosten und Aufwand für die Veranstaltung stehen dann auch nicht mehr in Relation zum Nutzen für das Unternehmen. 

Erfahrung abrufen

Dass derlei auch vermeidbar ist, lässt schon der erste Blick auf eine wachsende Branche vermuten: jene
der Event- und Veranstaltungsagenturen. Die haben aus dem erkennbaren Bedarf an professionellem
Beistand ein Geschäft gemacht und stehen mit ihrer Erfahrung den Auftraggebern nicht nur mit Tat, sondern
vor allem mit Rat zur Seite. Denn nicht alles, was bei einem internen Brainstorming an Ideen zusammenkommt, hält den Anforderungen der rauen Veranstaltungswirklichkeit stand.

Fragt man die Profis, ist – wenig überraschend – die zentrale Erkenntnis, dass gute Planung das A und O eines erfolgreichen Firmenevents ausmacht. In der Regel ist der entsprechende Tipp gleich mit dem Hinweis verbunden, dass man mit dieser Planung nicht früh genug anfangen kann. Nur so lassen sich Spielräume für eine kreative Gestaltung und das Umfeld des Events sichern sowie Engpässe beim Personal vermeiden.

Der allererste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event sollte die Bestimmung einer konkreten Absicht sein. „Man muss sein Ziel oder seine Ziele definieren: Was will ich mit der Veranstaltung erreichen? Was soll sie bewirken?“, rät Markus Meier, Geschäftsführer der Eventagentur eest! aus Augsburg. Dabei springt zu kurz, wer nur „gute Atmosphäre“ oder „nette Gespräche“ ans Flipchart schreibt. Das darf selbstverständlich sein. Aber idealerweise stehen dort Ziele, deren Erreichung sich auch überprüfen lässt, zum Beispiel in Verkaufsgesprächen, Vertragsverlängerungen, neuen Umsätzen, einer wohlgesinnten Nachbarschaft oder einem gestiegenen Markenwert. „Ist ein solches Ziel einmal festgelegt, sollte es während der gesamten Planung nie aus dem Auge verloren werden“, betont auch Alexander Wiskirchen. Weshalb in jedem Veranstaltungsteam auch die Zuständigkeit für diese Aufgabe klar definiert sein muss.

„Eine rechtzeitige Terminplanung sollte allen weiteren Schritten vorangehen“, wissen Evi und Gerd Bechtel von Bow Targets aus Ellerbach. Denn selbst die beste Idee nützt für das eigene Firmenevent herzlich wenig, wenn die Zeit für deren Umsetzung nicht mehr ausreicht, der externe Partner bereits ausgebucht oder die Location schon anderweitig vermietet ist. „Wir sind in der Saison meist zehn bis zwölf Wochen im Voraus ausgebucht“, berichtet das Ehepaar Bechtel über ihr Bogensportzentrum, das häufig auch von Unternehmen als Eventlocation genutzt wird. „Der frühzeitige Blick in den Kalender vermeidet aber auch, dass der Wunschtermin mit anderen Veranstaltungen kollidiert“, ergänzt Wiskirchen. Alternativtermine sollten ebenfalls festgelegt werden, so Birgit und Jürgen Koch vom gleichnamigen AktivZentrum aus Oberstaufen.

Verordnungen im Blick

Im nächsten Schritt gilt es dann, das Firmenevent an sich zu planen. Dafür empfehlen die Experten, einen professionellen Veranstalter mit ins Boot zu holen. „Bei der Suche lohnt sich ein Blick auf dessen Portfolio, um zu überprüfen, ob er für das gewünschte Event der richtige Partner ist“, wissen die beiden Kochs. Profis verfügen über ein breites Netzwerk, haben die wichtigen Dinge im Auge und kennen sich darüber hinaus mit Verordnungen und Auflagen aus, die es einzuhalten gilt. Außerdem bringen sie mit dem Blick des Außenstehenden immer auch frischen Wind ins Spiel.

„Ein beliebtes Beispiel ist bei einer Bestuhlung eines Saales die Vorgabe, dass die Stühle reihenweise zu verketten sind“, erklärt Markus Meier. „Auch Genehmigungen beim Ordnungsamt, Abnahme durch die Feuerwehr, GEMA, das Einhalten der Versammlungsstättenverordnung, das Auszeichnen und Freihalten von Fluchtwegen und ähnliche vermeintliche Nebensachen werden gerne einmal vergessen“, fügt Wiskirchen an. „Wenn hier die Checkliste eines erfahrenen Veranstalters anliegt, kann flexibel auf kurzfristige Änderungen oder Hindernisse in allen Bereichen reagiert werden“, sind sich die beiden einig.

Auf die „vorbeugende Sicherstellung von Barrierefreiheit“ macht zudem Evi Bechtel von Bow-Targets aufmerksam. Ähnlich wie die Abtrennung von Raucherzonen oder die Rücksichtnahme auf Ernährungsgewohnheiten (Vegetarier, Diabetiker…) gehören solche Aufmerksamkeiten zum guten Ton des Gastgebers seinen Besuchern gegenüber.

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