9. B4B SCHWABEN ROUND TABLE

B4B SCHWABEN ROUND TABLE: Gut geplant ist gut getroffen

9. B4B SCHWABEN ROUND TABLE. Foto: Bernd Jaufmann
Besprechungen, Events, Tagungen, Seminare - Sie alle haben so viele Seiten, dassman Bücher darüber schreiben könnte. Zwei dieser Seiten aber sollte jeder schon einmal vor Augen gehabt haben, der sich um Veranstaltungen kümmert: Die Emotionale und die Organisatorische. Über deren Tragweite gibt es, so die einhellige Überzeugung der Teilnehmer am 9. B4B SCHWABEN ROUND TABLE, kein Zweifel.

von Ulrich Paffenberger

Mittelständler und Veranstaltungsexperten aus Bayerisch-Schwaben hatten im Wagner- Showroom der Topstar GmbH an der Augsburger Maximilianstraße Platz genommen, um sich des Themas „Animation statt Aschenbahn, Gipfelblick statt Kellerloch – Worauf es bei Trainings, Events und Tagungen ankommt, die bei den Teilnehmern ankommen sollen“ anzunehmen. Der Blick durchs offene Fenster auf das pulsierende Leben der Innenstadt und die komfortablen Sitzmöbel rund um den eleganten Glastisch lieferten gleich zu Beginn erste praktische Hinweise auf richtige Antworten – es kommt auf eine lebendige, hell erleuchtete Atmosphäre an und darauf, dass sich jeder Einzelne willkommen und komfortabel fühlt. Dann sprühen die Gedanken und fließen die Ideen.

Die Gesprächsrunde zeigte auch, dass bestimmte „Grundwahrheiten“ unumgänglich sind, unabhängig von Größe und Frequenz einer Veranstaltung. Die wöchentliche Besprechung im Kreis von Teams oder Führungskräften bedürfe genau der gleichen Sorgfalt bei Vorbereitung und Umsetzung wie das große Firmenjubiläum oder eine Produktpräsentation. „Es gibt nichts, was sich nebenher oder von selbst erledigt. Jede Veranstaltung ist ein Produkt des Unternehmens und unterliegt der gleichen Planungssorgfalt und den gleichen Qualitätsmaßstäben wie jedes andere Erzeugnis“, so der Tenor des angeregten Dialogs.

Sich mit einer ganz speziellen Situation auseinandersetzen muss Tobias Keck von der Baufirma Bendl, wenn er zum Meeting ruft. Denn ihm bleibt in der Regel keine Wahl als die Unmittelbarkeit jener Kompromisse, die eine Baustelle zulässt. Die beengten Verhältnisse im Baucontainer, auf alles andere ausgelegt als auf einen Besprechungsraum, würden in anderen Branchen vermutlich Teilnehmer abschrecken oder in ihrer Produktivität bremsen. Für die Bau-Profis ist das gelebter Alltag – weshalb es bei ihnen auch auf andere Faktoren ankommt als auf das Ambiente. Der feste Zeitpunkt und die begrenzte Dauer zum Beispiel. Keck: „Der Jour-Fix hat sich bewährt. Jeder weiß, dass es diesen Termin gibt. Jeder weiß, dass er in diesen 90 Minuten sofort ansprechen muss, was wichtig ist. Daran halten sich alle – und das macht diese Meetings so effizient.“ Wobei auch dort längst die Elektronik Einzug gehalten hat. Alle Vorarbeiter und Poliere sind inzwischen mit Tablets unterwegs, damit das Wissen reibungslos vom Betrieb auf die Baustelle fließt. „Gerade weil wir nur wenig Platz und Zeit für die direkte Besprechung haben, muss die laufende Kommunikation ohne Verzug und umfassend erfolgen“, sagte Keck.

Eine Aussage, bei der ihm Petra Kreibich im Grundsatz zustimmt. Die Geschäftsführerin von KAD Kongresse & Events vergleicht die Arbeiten ihrer Agentur an einer Veranstaltung auch mit einer Baustelle: „Am Ende muss das Produkt schlüsselfertig da sein“, sagte sie. „Dafür braucht es gerade bei einem hohen Einsatz von Kreativität feste, stabilisierende Regeln.“ Jeden Tag um halb elf sei im Büro das Meeting angesetzt, bei dem sich einerseits alle auf den neuesten Stand bringen, bei dem aber andererseits auch neue Ideen und Konzepte auf den Prüfstand kommen. „Auch wenn Disziplin ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz solcher fixer Besprechungen ist: In manchen Fällen ist ein zu enger Rahmen nicht hilfreich“, merkte sie an. Darum schalten die Teilnehmer dann in den „Science-Fiction-Modus“ und verlassen vorübergehend das übliche Besprechungsritual. Weil trotzdem ein unproduktives Ausufern verhindert werden soll, wir nach einer vereinbarten Zeitspanne „x“ dann aber doch unterbrochen und ein Modus fürs weitere Vorgehen vereinbart.

Ein Procedere, das allgemein am Round Table auf Zuspruch stieß, auch wenn es nach Erkenntnis einiger schon auch darauf ankommt, dass die angewandten angewandten Kreativitätstechniken nicht nach Lehrbuch durchexerziert werden, sondern angepasst sind auf die Fähigkeit und Willigkeit der Gruppe. Auch über die wichtigsten Spielregeln für eine konzentrierte Besprechung waren sich alle am Tisch einig: Ausreden lassen – aufmerksam zuhören – und das Smartphone auf stumm geschaltet außer Reichweite halten. Alles weitere, so Gunter Gehrke von KW NEUN, ergibt sich aus dem laufenden Miteinander: „Es gibt bei uns kein niedergeschriebenes Regelwerk für den Ablauf einer Besprechung. Aber die Regeln, an die wir uns halten, haben sich im Lauf der Zeit manifestiert und sind jedem vertraut.“ Ihre individuelle Agenda erhielten solche Meetings dann durch die Themen, um die es geht, insbesondere wenn es sich um Kundenprojekte handelt und Externe teilnehmen. „Da gibt es einen ganz konkreten Fokus, an dem sich alle orientieren.“

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