Reisen fürs Geschäft

Flieger, grüß mir die Sonne?

Bild: Interfoto
Von wegen „Urlaub auf Firmenkosten“: Dienstreisen sind heutzutage in den meisten Fällen minutiös durchgeplante, auf den Cent kalkulierte Arbeitsprozesse. Umso mehr ist, wie Experten aus Bayerisch-Schwaben betonen, ein professionelles TravelManagement gefragt.

von Ulrich Pfaffenberger

Der Routenplaner lügt nicht. Von Mindelheim nach Barcelona mit dem Auto, das sind 1.286 laaaaange Kilometer. Elf Stunden 58 Minuten reine Fahrzeit – wenn nichts dazwischenkommt. Für einen Maschinenbauer aus dem Unterallgäu, der einen Servicetechniker zum spanischen Kunden schicken will, ist die Alternative klar: Kurzer Shuttle zum Allgäu Airport, Ryanair nach ­Girona, Mietwagen. Zwei Tage später zurück. Sein Mitarbeiter kommt ausgeruht beim Kunden und wieder in der Heimat an. Die Rechnung geht auf.

„Der gesunde Menschenverstand“, so Birgit Stumpf vom Augsburger Geschäftsreisespezialisten Domberger Reisen, „sagt uns bei den meisten Geschäftsreisen ziemlich deutlich, welche Variante die wirtschaftlichste ist.“ Für alle anderen Fälle beschäftigten Unternehmen einen Travelmanager – entweder, wenn das Aufkommen groß genug ist, im eigenen Haus oder als externen Dienstleister. Die kümmern sich ums Planen und Buchen aller Reisen, die im Lauf des Jahres anfallen, wobei in der Regel eine eigens definierte Reiserichtlinie den Rahmen vorgibt. Buchungsklassen für Flugzeuge und Miet­wagen zum Beispiel, Kategorien fürs Übernachten oder bevorzugte Lieferanten. „Rund 70 Prozent unserer Kunden verfügen inzwischen über eine solche Richtlinie“, sagt Stumpf, „Wobei natürlich im Bedarfsfall auch Ausnahmen möglich sind.“ Zum Beispiel, wenn ein Tagungshotel im Preis etwas jenseits der Grenze liegt. Oder wenn der billigste Flug unterm Strich am teuersten kommt, weil er unproduktive Zeiten der Reisenden auslöst. Das kann durch unnötig lange Umsteigezeiten an Airports genauso ausgelöst werden wie durch ungünstige Abflug- und Ankunftszeiten, die eine zusätzliche Übernachtung nötig machen.

Bequemer geht‘s mit „Premium Economy“

Zudem hat sich in den letzten 24 Monaten beim Buchungsverhalten einiges verschoben, seit die Lufthansa ebenfalls eine „Premium Economy“-Klasse eingeführt hat. Damit hätten viele Geschäftsreisende, die laut Richtlinie auf die Business Class verzichten und die Economy nutzen müssen, wieder eine Option, auf Langstreckenflügen etwas mehr Komfort zu genießen. „Bei uns ist die Premium Economy sehr gut nachgefragt“, berichtet Stumpf, „aber bei Reisen mit einem sehr straffen Zeitplan, bei denen es innerhalb von zwei, drei Tagen nach Übersee und zurück geht, bleibt es auch weiter bei der Business.“ Das sei nicht zuletzt der Physis der Reisenden geschuldet, die fit bleiben sollen für ihre Aufgaben. Das Verständnis dafür spiegele sich auch darin, dass bei Hotels weiterhin die bisherigen Standards gehalten würden: „Wenn hier nicht die bessere Lage oder repräsentative Gründe hereinspielen, buchen wir für die Reisenden fast ausschließlich Häuser mit drei oder vier Sternen“, meint Stumpf.

Solche Überlegungen gehören nach Ansicht aller Fachleute zu den Grundlagen von Reiserichtlinien. „Der Zweck der Reiserichtlinie ist nicht nur, durch eine Vielzahl an Vorschriften die Kosten möglichst gering zu halten“, schreibt Prof. Dr. Axel Schulz, der an der Hochschule Kempten Tourismus- und Verkehrsträgermanagement lehrt, in seinem Blog. „Sie soll vielmehr durch ihre Angaben auch die zeitliche Effektivität in allen Teilen des Geschäftsreiseprozesses maximieren.“ Das Business Travel Management (BTM) müsse dafür einen optimalen Mittelweg aus zeitlicher Effektivität in Hinblick auf den Prozess und kostenminimierende Vorschriften finden. „Zu viele Vorschriften kosten Zeit und das Vertrauen der Mitarbeiter, zu wenige führen zu einem Anstieg der Reisekosten. Es sollten präzise Vorschriften festgelegt werden, die zu keinen Missverständnissen oder falschen Auslegungen führen können. Obergrenzen bei den Leistungsträgern sollten jährlich kontrolliert und gegebenenfalls aktualisiert werden“, rät Schulz.

Insider kennen die Tücken der Strecken

Dabei erweist sich in der Regel das Feedback der Experten als wertvoll. Nicht nur, dass sie über Lage und wechselnde Qualitäten von Unterkünften Bescheid wissen. „Ein erfahrener Travelmanager und die Expedienten in Reisebüros, die sich um Geschäftsreisende kümmern, wissen auch genau, was die Reisenden auf bestimmten Strecken erwartet und empfehlen daher von vorneherein Routen, die Hindernisse wie zum Beispiel lange Einreiseformalitäten vermeiden“, weiß Wolfgang Riegert, ­Projektleiter bei der Kemptener Destinations ­Touristik GmbH, zu der auch der Flugspezialist ­vorne-sitzen.de gehört. „Es hilft ja nichts, wenn sich der Reisende selbst über eine minimale Umsteigezeit freut, sein Gepäck aber nicht mitkommt.“

Bei der Zeitplanung und der Preiskalkulation, so die Erfahrung Riegerts, tappen Firmen ohne eigenes Travelmanagement häufig in eine Falle namens „Internet“. Zwar gäben Meta-Suchmaschinen in der Regel einen zuverlässigen Überblick über die unterschiedlichen Routen zum Zielort und über die Airlines, die zur Wahl stehen. Doch gelte es hier, aufs Kleingeschriebene zu achten. „Da findet man superschnelle Verbindungen und achtet nicht darauf, dass eine Umsteigezeit von 78 Minuten inklusive Einwanderung, Zoll und erneuter Sicherheitskontrolle an einem großen Drehkreuz eine wirklich knappe Angelegenheit ist“, erklärt Riegert. Zumal einige Fluggesellschaften dazu übergegangen sind, die Flugzeugtür schon zehn Minuten vor der Abflugzeit zu verriegeln, um die Pünktlichkeitsrate zu verbessern.

Der Preis schwankt von heute auf morgen

Auf einen zweiten Aspekt macht Christoph Domberger aufmerksam. „Der Tarif, den ich heute angezeigt bekomme, kann morgen schon überholt sein – und das nicht nur um ein paar Euro hin oder her. Da sehen wir mitunter Schwankungen im dreistelligen Bereich“, berichtet der Assistent der Geschäftsführung bei Domberger Reisen. „Die Gesellschaften sind dazu übergegangen, teilweise im Wochenrhythmus neu zu kalkulieren, selbst bei Angebotsaktionen kann es vorkommen, dass Zeitraum oder Konditionen sich verändern.“ Unternehmen seien daher gut beraten, die Suche nach der optimalen Verbindung und die Buchung in die Hände von Travel­managern zu geben, statt die Reisevorbereitung in die eigene Hand zu nehmen. „Den meisten Firmen ist inzwischen bewusst, dass dies die teurere Variante ist – zumal sie ihre Arbeitszeit ja auch noch dazurechnen müssen.“ Zum Service einer guten Agentur gehöre zum Beispiel auch, daran zu denken, wie demotivierend Reisestress sich auf die betroffenen Mitarbeiter auswirke.

Der günstigste Flug ist nicht immer der effizienteste

Häufig buchen Unternehmen die billigsten verfügbaren Flüge, um bei Geschäftsreisen zu sparen. Das klingt logisch – aber nur auf den ersten Blick. Wenn bei näherer Betrachtung auch die Personalkosten berücksichtigt werden, etwa die Reisezeit der Teilnehmer, sieht die Rechnung ganz anders aus.

Der Suchmaschinen-Anbieter Convien führte für ein fiktives Meeting eine Analyse durch, bei der sowohl die reinen Flugpreise als auch die indirekten Kosten verglichen wurden. Grundlage der Untersuchung waren sechs Teilnehmer eines Meetings aus München, Rom, Wien, Zürich, London und Barcelona. Bei ausschließlicher Betrachtung der Anreisekosten wurden als günstigste Tagungsorte Rom und Barcelona ausgegeben. Gesamt-Ticketkosten: jeweils rund 1.440 Euro. „Erst, als in die Berechnung durch unseren Travel Manager auch die Mitarbeiter-Kosten einbezogen wurden, wurde dieses Ergebnis revidiert“, berichtet Oliver Becherer von der Augsburger Convien-Niederlassung. „Die Wahl des vermeintlich optimalen Ortes Barcelona würde aufgrund längerer Reisezeiten mit mehreren Zwischenstopps zu einem Verlust von etwa einem Drittel der Produktivitätszeit führen“. Der Hintergrund: Jeder Reisende hätte während des Fluges nach Barcelona durchschnittlich 1,6 Stopovers, nach Rom nur 1,2.

„Der Vergleich zwischen den reinen Ticketpreisen und den Gesamtkosten inklusive der Mitarbeiter-Stundensätze macht deutlich, dass sich nicht immer der günstigste Flug rechnet. Travel Manager sollten stets auch die indirekten Reisekosten der Mitarbeiter während der Warte- und Umsteigezeiten im Blick haben“, empfiehlt Convien-Experte Becherer. Sein Unternehmen hat daher eine Software entwickelt, mit der sich diese Gesamtkosten berechnen und die Meetingorte optimieren lassen.

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