D. Knoch GmbH

Punktgenaues Dokumenten-Management

Foto: D. Koch GmbH

Damit Firmen nicht nur mit „Unterlagen“ arbeiten, sondern jederzeit umfassenden Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen haben, hat die Knoch GmbH aus Kempten ein cleveres Verfahren entwickelt. Es setzt auf Digitalisierung, Transparenz und maximale Sicherheit.

Den Überblick behalten – selten waren Unternehmen in diesem Punkt mehr gefordert als heute. Denn nicht nur die Wirtschaft wächst global, auch die Bürokratie und Verwaltung erreicht selbst für kleinere Firmen schon internationale Dimensionen. Um die Menge der anfallenden Dokumente und Informationen beherrschbar und die darin enthaltenen Daten jederzeit verfügbar zu machen, braucht es Werkzeuge, die für Transparenz und Ordnung sorgen. Services also, wie sie die D. Knoch GmbH aus Kempten anbietet.

Wobei das nüchterne Wort „Datenmanagement“ in der Selbstbeschreibung nur eine leise Ahnung davon vermittelt, wie umfangreich die Leistung ist, die es braucht, um Ordnung in den Dokumentenwust jedes Unternehmens zu bringen. Lieferscheine, Produktionsberichte, Pläne, Zeichnungen, Belege, Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen: In Papierform müssen diese Dokumente gesichtet, sortiert und abgelegt werden. Die Ablagen der Aktenorder werden dicker und dicker, Suchvorgänge dauern länger und länger. Produktivität im Büro sieht anders aus.

„Abhilfe schaffen hierbei unterschiedliche Text-Erkennungs-Tools für die Dokumente, die im Vorfeld mit Hochleistungsscannern gescannt werden“, weiß Inhaber und Geschäftsführer Jerome Knoch. „Der ursprüngliche Papierberg wird durch eine sinnvolle Indexierung einfach und unkompliziert am Bildschirm durchsuchbar. Viele Ordner samt Inhalt können so anschließend kompakt verstaut oder sogar vernichtet werden.“ Es ist in der Tat erstaunlich, wie viel Arbeit einem Unternehmen allein dadurch abgenommen wird, dass die erfahrenen Knoch-Mitarbeiter Dokumentenberge aus dem analogen in den digitalen Zustand versetzen – und so jederzeit einsehbar und nutzbar machen. So wird aus dem Blick „auf die Papiere“ ein Einblick ins gesammelte Wissen.

Unternehmen, die schnell und flexibel am Markt agieren wollen, brauchen IT-Verfahren, die ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Im Fokus steht dabei die Effizienzsteigerung bisheriger Geschäftsprozesse. Knoch: „Es gilt, einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und Kosten zu senken. Das Knoch.WebArchiv hilft dabei, indem es die Dokumente eines Unternehmens in dessen digitale Datenumgebung einbettet und verfügbar macht.“ Hinter diesen weitreichenden Optionen steht ein tiefgreifendes Sicherheitsdenken, sowohl was die digitalisierten Inhalte angeht, als auch was den Zugriff darauf betrifft. „Wir bei Knoch nehmen die Verantwortung sehr ernst, wenn es um die Arbeit mit Dokumenten und dem darin enthaltenen Firmenwissen unserer Kunden geht“, sagt Jerome Knoch. Grundsätzlich liefern die Knoch-Experten vorab eine Analyse von Workflows und Dokumentenstruktur, machen vorhandene Problemstellungen erkennbar und zeigen die notwendigen Lösungswege. Dafür entwickeln sie ein Szenario aus Dienstleistungen und Softwaremodulen, das exakt in die Datenwelt des Kunden integriert wird. „Wir analysieren hierfür die vorhandenen Schnittstellen und entwickeln weitere notwendige Programme, die an das jeweilige Datennetzwerk andocken“, sagt Knoch. Damit der Überblick nicht nur hergestellt, sondern jederzeit erhalten bleibt.

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