Verträge über IT-Leistungen und mehr

Möglicherweise soll auch nur ein einfaches Programm angeschafft werden, um in einer Abteilung für Arbeitsoptimierung zu sorgen.

Verschiedene Anbieter von Standard- oder Speziallösungen sind schnell gefunden. Wie geht es jetzt weiter, was ist zu tun? Die folgende Handreichung gibt einen kurzen Überblick, worauf Sie als Auftraggeber achten müssen, gleiches gilt für Auftragnehmer.

Eine Übersicht, welche Ursachen erfahrungsgemäß ein Projekt bremsen oder beeinträchtigen:

1. Ziel des Projekts, Anforderungen des Kunden unklar (HÄUFIGSTER GRUND)

2. Aufwand zu niedrig geschätzt, Termine zu eng

3. Mitarbeit des Kunden nicht ausreichend

4. Projektleitung des Auftragnehmers unzureichend

Vorbeugen gegen Risiken: Anforderungen an ein Vertragsdokument

- Zunächst gilt, verständlich formulieren, insbesondere ist nicht ausgeschlossen, dass die Parteien unterschiedliche Begriffe anders verstehen. Nicht für jeden ist „Customizing“ ungleich einer Softwareänderung.

- Noch viel wichtiger, z.B. bei Erstellungsprojekten, Anforderungen zu definieren. Dies kann sehr unterschiedlich differenziert werden. Vielleicht werden nur die gewünschten Funktionen beschrieben (durch den Vertriebsbeauftragten), vielleicht umfangreiche technische Detailanforderungen. Wer erstellt die Anforderungen? Grundsätzlich der Auftraggeber, nicht der Auftragnehmer. Dieser sollte aber beratend hinzugezogen werden.

- Je offener und unklarer bezogen auf den Leistungsumfang ein Projekt ist, desto weniger eignen sich Festpreise oder feste Termine.

- Change Requests: Was ist zu tun, wenn nachträglich der Leistungsumfang verändert werden muss oder Zusatzaufträge in Betracht kommen? Hier sollte fixiert sein, was geht und wann eine Änderung nicht akzeptiert werden muss.

- Abnahmeregelungen, eventuell Testphasen verstehen sich von selbst!

- Wenn nichts mehr funktioniert: Ausstiegsklauseln oder wie ein geordneter Rückzug möglich ist, sollte nicht vergessen werden.

Durchführung des Projekts: Hier offenbaren sich menschliche Schwächen!

- Techniker sind Optimisten und programmieren vielleicht nicht wirtschaftlich. Achten Sie daher genau auf die Einhaltung der Vorgaben. Nicht selten erfährt der Auftraggeber nach Vertragsschluss von neuen brauchbaren Funktionen und bestellt unbedarft weitere Leistungen.

- Lenkungsausschuss und Projektleitung achten bitte peinlich genau auf die Vorgaben. Die künftigen Benutzer sollten übrigens nicht außen vor gelassen werden.

- Der abgeschlossene Vertrag muss gelebt werden! Bei größeren Projekten ist es schon eine Leistung, zu überwachen, welche geschuldete Leistung Stand der Dinge ist, insbesondere wenn fleißig per Mail kommuniziert wird. Achtung: Im Vertrag steht: „Änderungen nur in Schriftform.“ Das heißt, vertragliche Änderungswünsche per Mail haben ÜBERHAUPT KEINE RECHTLICHE RELEVANZ. Im Streitfall gilt der schriftlich vereinbarte Umfang.

- Es macht großen Sinn, Zwischentermin zu vereinbaren, um den aktuellen Status abzurufen, zu dokumentieren.

- Wenn Mitwirkungspflichten nicht wahrgenommen werden, z.B. Teilnahme an Installationsroutinen, ist der Auftragnehmer oft nicht gezwungen, nach Anzeige des Defizits, weiter seinen Vertragspflichten, Terminen, nachzukommen.

Zu guter Letzt!

Eine gute Vorbereitung, insbesondere klaren Pflichtenregelungen (Stichwort: Pflichtenheft/Lastenheft) flankiert von klaren Vorgaben, auch Change Requests, erspart späteren Streit über den Umfang der Leistung. Nach Vertragsschluss sollte weiter kooperiert werden, die Projektleiter mitwirken.

Noch ein Letztes: Ob ein Projekt langsam in Schieflage gerät, bemerken Sie am E-Mail-Verkehr: Immer mehr Personen befinden sich im „cc“, werden zusätzlich informiert.

Rechtsanwalt Wolfgang A. Schmid, FA IT-Recht, KPWT Augsburg, mail@rechtsanwalt-schmid.com

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